【第6回】人材派遣会社を始めたけど何からやる？派遣開始までの実務の流れ

人材派遣会社を立ち上げたものの、

「許可は取れたけど、実際に何から準備すればいい？」

「派遣スタッフが決まったら次は何をする？」

「契約書や勤怠、請求の準備はどのタイミング？」

このように、実際に派遣を開始するまでの流れが分からないということは少なくありません。

派遣会社の実務は、派遣先を見つけてスタッフを紹介すれば終わりではありません。

派遣先との契約、スタッフとのやり取り、勤怠管理、請求、各種帳票など、実際に稼働が始まるまでに準備しておきたいことがいくつもあります。

今回は、派遣会社の実務経験をもとに、派遣開始までの大まかな流れを整理します。

① 派遣先の情報・条件を整理する

まずは派遣先から、実際に働く条件を確認します。

勤務地、業務内容、勤務時間、休憩時間、休日、派遣期間、派遣料金、担当者など、後から契約やスタッフへの案内に必要になる情報を整理しておきます。

ここで情報がバラバラになっていると、契約書作成やスタッフへの説明のたびに確認が必要になってしまいます。

② 派遣スタッフの情報を整理する

次に、派遣するスタッフについて必要な情報を管理します。

氏名や連絡先だけではなく、派遣先、契約期間、勤務条件、時給、入社・就業に必要な書類の提出状況なども確認できるようにしておくと管理しやすくなります。

スタッフ数が増えてから管理方法を作るより、最初の数名の段階で管理方法を決めておくことが大切です。

③ 派遣開始に必要な契約・帳票を準備する

派遣開始前には、派遣先との契約やスタッフに関する書類など、さまざまな帳票が発生します。

ここで重要なのは、書類を作ることだけではなく、

「何を作成したか」

「誰の書類なのか」

「どこに保存してあるのか」

「更新が必要なのはいつか」

まで管理できる状態にしておくことです。

④ 勤怠の回収方法を決める

派遣が始まる前に意外と決めておきたいのが、勤怠をどう回収するかです。

紙のタイムシート、Excel、勤怠システムなど方法はいろいろあります。

大切なのは、締日になってから慌てないように、

スタッフ → 派遣先確認 → 派遣会社回収 → 集計

という流れを決めておくことです。

⑤ 請求までの流れを作る

勤怠を回収した後は、派遣先への請求業務につながります。

勤務時間の確認、残業等の確認、請求金額の計算、請求書作成、送付、入金確認まで、一連の流れを作っておきます。

派遣スタッフや派遣先が増えてくると、「どこまで処理したのか分からない」状態が起きやすくなるため、進捗が見える管理方法がおすすめです。

最初から完璧な仕組みを作る必要はありません

立ち上げ時から高額な管理システムを導入しなくても、規模によってはExcelなどで十分管理できます。

ただし、

契約・スタッフ・勤怠・請求・帳票

をそれぞれ別々に管理するのではなく、できるだけ情報がつながるように設計しておくと、その後の業務がかなり楽になります。

派遣スタッフが10人、20人、50人と増えてから管理方法を変更するのは大変です。

だからこそ、最初の段階で「派遣開始から請求までの流れ」を作っておくことが重要だと感じています。

人材派遣会社を始めたものの、

「何から準備すればいいか分からない」

「今の管理方法で大丈夫なのか整理したい」

「契約・スタッフ・勤怠・請求をどう管理すればいいか相談したい」

という方向けに、派遣会社の実務経験をもとに、現在の状況を確認しながら一緒に整理するサービスも出品しています。

単に一般的な流れを説明するだけではなく、現在の人数・派遣先・管理方法などを確認しながら、実際の運用に落とし込むところまで整理することを大切にしています。

※法的判断、社会保険・労務手続きなど資格を必要とする専門業務については、社会保険労務士・弁護士等の専門家へご確認ください。