スプレッドシートの手作業、自動化できる？3つの見分け方

こんにちは。Google Apps Script（GAS）で、スプレッドシート業務の自動化をお手伝いしています。

「毎日同じ作業をしている気がするけど、これって自動化できるの？」——ご相談の中で一番多いのがこの質問です。今回は、手作業が自動化に向いているかを見分ける3つのポイントをご紹介します。

■ポイント1：毎回「同じ手順」でやっている

コピーして貼り付ける、決まった列を集計する、決まった形式でメールを送る。手順が毎回同じなら、自動化の有力候補です。GASは「決まった手順を、決まったとおりに繰り返す」ことが得意です。

反対に、その都度人が判断している部分（内容を読んで対応を変えるなど）が多い作業は、すべてを自動化するのは難しく、「判断の前後だけ自動化する」形が現実的です。

■ポイント2：「決まったタイミング」で発生する

毎朝、毎月1日、フォームに回答が届いたとき——きっかけがはっきりしている作業は、時間や出来事をきっかけに自動で動かせます。

例）毎朝6時に前日の受注を集計する／毎月1日に請求書PDFを作る／フォームの回答が届いたらSlackに通知する

■ポイント3：データがGoogleスプレッドシートにある

GASは、Googleスプレッドシート・Gmail・Googleフォーム・Googleドライブと相性が抜群です。データがここにあれば、Googleアカウントだけで仕組みを作れることがほとんどです。

紙やExcelファイルで管理している場合も、スプレッドシートに移せば自動化の対象になります。

■3つそろったら、ほぼ自動化できます

・毎回同じ手順　・決まったタイミング　・データがGoogleのサービスにある

この3つがそろっている作業は、多くの場合「やらなくていい作業」に変えられます。

■よくある自動化の例

・転記・集計（複数のシートのデータを1つにまとめる）　・請求書や帳票のPDF作成と保存　・差し込みメールの一括送信　・Googleフォーム回答の通知　・在庫が減ったときのアラート　・郵便番号からの住所入力

■まずは「何をしているか」を書き出すところから

自動化の第一歩は、今やっている作業を「何を・いつ・どのくらいの頻度で」と書き出すことです。書き出してみると、意外と自動化できる部分が見つかります。

自分の作業が自動化できるか分からない、という方はお気軽にご相談ください。作業内容をお聞きして、実現方法とお見積りをご提案します（ご相談・お見積りは無料です）。

▶ ご相談は、プロフィールの出品サービス「スプレッドシート業務をGASで自動化します」からどうぞ。