宴会の準備漏れが起きる本当の理由は「確認する人が悪い」ではありません

宴会やケータリングの現場で、準備漏れや積込忘れが起きたとき。

たいてい「誰が確認したの？」という話になります。

でも現場を長くやっていると分かるのですが、

準備漏れは、注意力の問題ではありません。仕組みの問題です。

今日は、私が現場で実際にぶつかって、そのたびに直してきた

「準備漏れが起きる本当の理由」を3つ書きます。

■ 理由1：必要な数が、人によって違う

「グラスは足りるように持っていって」

この指示は、一見わかりやすいのですが、

ベテランは「人数の2.5倍」で考え、新人は「人数ぴったり」で持ちます。

どちらも真面目にやっています。ただ、頭の中の基準が違うだけです。

だから私は、数を「言葉」ではなく「式」で決めるようにしました。

・グラス＝人数 × 2.5（破損と取替の予備込み）

・オードブル＝30名で1皿

・ゴミ袋＝30名で10枚。ただし人数が少なくても最低10枚

こう決めておくと、誰が準備しても同じ数になります。

そして新人に「なぜその数なのか」を説明できるようになります。

■ 理由2：チェックリストが「その日限り」になっている

案件のたびに紙に書き出していると、前回の学びが次の案件に残りません。

「前回これ忘れたよね」が、頭の中にしか残らないのです。

一度使ったチェックリストを、次の案件でコピーして使う。

そして忘れたものがあったら、その場で1行足す。

これを続けると、3か月後には

「その現場でしか気づけない項目」が積み上がったリストになります。

これは、どんな既製品のテンプレートよりも役に立ちます。

■ 理由3：「確認した」の基準が人によって違う

いちばん多いのが、これです。

・A さんの「確認した」＝ 現物を数えた

・B さんの「確認した」＝ 積んである箱を見た

・C さんの「確認した」＝ 誰かが積んだと聞いた

同じ「済」でも、中身が全然違います。

なので私は、確認を2段階に分けました。

1. 準備できた（数を用意した）

2. 積み込んだ（車に載せた）

この2つを別々にチェックします。

「準備はできているが、まだ積んでいない」が見えるようになるので、

出発前に「あと何を積めばいいか」がひと目で分かります。

■ 出発前の10秒で、全部を止められるようにする

上の3つをやると、最後にこれができるようになります。

・足りないものが1つでもある → 出発しない

・まだ準備していないものがある → 出発しない

・全部積み終わった → 出発OK

責任者が全件を目で追わなくても、

「出発してよいか」だけを見れば判断できる状態です。

再配送や緊急購入は、金額以上に現場の空気を壊します。

それを、出発前の10秒で止められるなら、やる価値はあると思っています。

■ さいごに

準備漏れが起きたとき、人を責めても次はなくなりません。

基準を決めて、リストに残して、確認の意味をそろえる。

地味ですが、これがいちばん効きました。

私はこの考え方をExcelの形にして、出品しています。

まずは1枚のチェックリストから試せるものも用意しているので、

興味があれば出品一覧をのぞいてみてください。