予約の電話、営業中に何回鳴っていますか

小さなお店をやっていると、接客の最中に電話が鳴ります。手を止めて、日時を聞いて、メモをして、また接客に戻る。1日に3回あれば、それだけで細切れの時間が積み上がっていきます。

予約サイトを入れればいいのでは、と思われるかもしれません。ただ、月額の費用がかかりますし、掲載手数料が乗るものもあります。月に数件の予約のために固定費を増やすのは、もったいないと感じる方も多いはずです。

そこで考えたいのが、GoogleフォームとGoogleカレンダーを組み合わせる方法です。

お客様はスマホからフォームに入力する。申し込みが入ると、Googleカレンダーに自動で予定が入る。同時に、お客様には確認メールが自動で届く。お店側の入力作業はありません。

この仕組みは、Google Apps Scriptという無料の機能でつなぐことができます。追加の月額費用はかかりません。すでに入っている予定とかぶる時間は自動でお断りするので、二重予約の心配もなくなります。

ひとつだけ、先にお伝えしておきたいことがあります。Googleフォームでは「空いている時間だけを表示する」ことができません。フォームの選択肢は固定なので、埋まっている時間もお客様には見えてしまいます。

この点は、埋まっている時間に申し込みが来たら自動でお断りのメールを返す、という形で補えます。それでも空き枠をその場でお見せしたい場合は、Apps ScriptのWebページとして予約画面を作る方法があります。

まずは電話の本数を減らすところから始めて、予約が増えてきたら空き枠の表示に進む。この順番が、費用も手間も一番小さく済みます。