問い合わせ対応、まだ人がやっていませんか?AIに任せたら月1万6千円浮いた話

「うちの問い合わせ対応、毎日時間取られてるんだよね」

中小企業の社長さんや、業務を担当されている方からよく聞く悩みです。同じような質問が繰り返し来るのに、その都度メールを読んで、内容を理解して、返信を一から書く。一件一件は大した作業ではないのに、積み重なるとバカにならない時間になります。

この記事では、実際にこの課題を解決するために作った自動化の仕組みと、それが「本当にどれくらい得なのか」を数字でお見せします。

■問い合わせ対応、こんな悩みはありませんか

・問い合わせの半分以上は、実は過去に対応したことのある内容の繰り返し

・対応する人によって返信の質にばらつきがある（丁寧な人もいれば、そっけない人もいる）

・誰が今どの問い合わせに対応しているか、社内で把握できていない

・担当者が休みの日は対応が丸一日遅れる

・「とりあえず読んで、後で返信しよう」で埋もれていくメールがある

このような悩みに心当たりがあれば、この先を読んでみてください。

■何を作ったのか

やっていることの流れ自体はシンプルです。

1. Gmailに届いた未読メールを自動で取得する

2. AIが内容を読んで、種類と緊急度を判定する

3. AIが返信の下書きを作る

4. 担当者にSlackで通知が届く

5. 担当者は内容を確認し、そのまま送るか書き直してから送信する

ここが一番大事なポイントです。【AIがメールを直接送信することは絶対にありません】。分類と下書き作成まではAIが行いますが、最終的な確認と送信は必ず人間が行う設計にしています。

なぜここを人間に残しているのか。AIの分類や文章生成の精度がどれだけ上がっても、「誤って送ってはいけない内容を送ってしまう」リスクをゼロにすることはできません。一度送った文章は取り消せず、会社の信用に直結します。このリスクを考えると、送信ボタンを押すという最後の判断だけは、経営判断として人間に残すべきだと考えています。

■実際どれくらいの負担軽減になるのか

「AIで効率化できます」という話は誰でもできます。ここでは実際の数字で説明します。

一般的な問い合わせ対応にかかる時間は、内容を読んで理解し、返信を書くまでで3〜8分程度と言われています。低めに見積もって4分、担当者の実質時給を諸経費込みで2,500円とすると、1通あたり約167円の人件費がかかっている計算になります。これに対して、AIによる分類・下書き作成のコストは1通あたり約１円です。比較すると、1円対167円。約160倍の差です。もちろん人を完全に置き換えるわけではなく、最終確認・送信は必ず人が行いますが、「ゼロから読んで考えて書く」作業が「下書きを確認して、送るかどうか判断する」作業に置き換わります。

例えば、月間の問い合わせが100件ある会社の場合：

導入前：人件費換算で月16,700円

導入後：AI利用料で月150円程度

差額：月16,550円、年間では約20万円

もちろんこれは単純化した試算で、実際の削減額は業務内容によって変わりますが、桁が変わるレベルの差があることは事実です。

さらに見落とされがちなのが、対応スピードという価値です。問い合わせへの返信が早い会社ほど、顧客満足度や成約率が高い傾向にあることは、多くの調査でも示されています。

■こんな悩みをお持ちの方へ

・問い合わせ対応に毎日時間を取られている

・同じような質問への返信を、毎回一から書いている

・対応品質が担当者によってバラバラになっている

・人を増やす前に、まず今の業務を効率化したい

こうした問い合わせ対応の自動化に限らず、顧客管理・案件管理などの業務管理システムの新規開発、Webサービス・業務アプリケーションの新規開発、iOSアプリの企画から開発・リリース（これまでに9本、App Storeにリリース済み）なども対応しています。要件のヒアリングから実装、納品まで一人で対応しています。

まとまった予算・要件のご依頼を優先してお受けしています。ご相談・お見積もりは無料ですので、まずは今抱えている課題をお聞かせください。このブログのプロフィールから、サービスの詳細や実績をご確認いただけます。