入金消込の自動化を外注する前に準備するCSV｜費用が変わる条件と確認項目

入金消込の自動化を相談するとき、最初から数千行の実データや完成した仕様書は必要ありません。

先に必要なのは、請求CSVと入金CSVを各5〜20行、現在の確認手順、判断に迷う例です。

この3点があれば、Excel関数で足りるのか、照合ルールを追加するのか、専用ツールが必要なのかを切り分けやすくなります。

反対に、行数だけを伝えて見積もりを取ると、後から名義違い・合算入金・差額処理が見つかり、費用や納期が変わりやすくなります。

この記事では、外注前に準備するCSVと、費用が変わる条件を整理します。

■ 最初に準備するのは2つのCSV

請求側と入金側で、現在使っている列名を残したサンプルを用意します。

請求CSVの例

・請求番号

・取引先コード

・請求先名

・請求額

・請求日

・支払期限

入金CSVの例

・入金日

・振込名義

・入金額

・照会番号

・摘要

すべての列が必要とは限りません。大切なのは、現在どの項目を見て同じ取引だと判断しているかです。

請求番号が両方にあれば、その番号を最優先にできます。共通番号がなければ、取引先コード、振込名義、金額、日付などを組み合わせます。

■ 実在情報は匿名化する

テスト段階では、実在する会社名、個人名、口座番号、担当者名をそのまま送る必要はありません。

例えば、次のように置き換えます。

・株式会社青空商事 → 取引先A

・アオゾラショウジ → メイギA

・実際の口座番号 → 削除またはダミー値

列構成、文字数、金額、重複や差額の関係は残します。判断に必要な特徴を残し、本人や会社を特定できる情報を外します。

匿名化できないデータは、テスト用に受け渡さない方が安全です。

■ 費用が変わりやすい6つの条件

● 1. CSV形式の数

請求CSV1形式と入金CSV1形式だけなのか、支店・取引先・決済手段ごとに列が違うのかで作業量が変わります。

同じ名前の列でも、日付形式や金額の書き方が違う場合があります。最初に「何種類の形式があるか」を数えます。

● 2. 共通キーの有無

請求番号や取引先コードが両方にあり、重複がなければ照合条件は比較的単純です。

共通キーがなく、名義・金額・日付だけで候補を探す場合は、曖昧な一致をどう扱うか決める必要があります。

● 3. 1対1以外の入金

1請求に1入金だけなら、行同士を結び付けやすくなります。

複数請求の一括入金、1請求の分割入金、相殺がある場合は、組み合わせ条件と確認手順が増えます。

● 4. 金額差の扱い

振込手数料、一部入金、過入金、値引き、相殺をすべて同じ「不一致」にすると、確認行が増えます。

許容する差額、必ず人が確認する差額、次月へ繰り越す扱いを分ける必要があります。

● 5. 名義対応表の有無

請求先名と振込名義が違っても、取引先ごとの対応表があれば翌月以降も再利用できます。

独自略称、代表者名、店舗名、親会社からの入金がある場合は、対応表を誰が確認して更新するかまで決めます。

● 6. 出力と確認方法

一致・不一致だけでよいのか、理由、差額、候補、元CSVの行番号まで必要なのかで出力が変わります。

実務では、次のように分けると確認しやすくなります。

・照合済み

・入金未確認候補

・金額差

・一部入金・過入金

・重複候補

・曖昧一致

・入力エラー

■ 現在の手順を箇条書きにする

仕様書ではなく、普段の確認順を5〜10行で書けば十分です。

例

1. 請求番号が同じか見る

2. なければ振込名義を検索する

3. 金額が同じか確認する

4. 同額請求が複数あれば支払期限を見る

5. 決められない行は担当者へ確認する

この順番が、照合ルールの土台になります。

「担当者が何となく判断している」部分も、実例を1件出すとルールにできる場合があります。無理に自動確定せず、要確認へ戻す条件として残す方法もあります。

■ 最初から全件用ツールを作らない

外注前に一番確認したいのは、何％自動化できるかという予想ではありません。

どの条件なら自動判定でき、どの条件を人へ戻すべきかです。

匿名化した5〜20行でテストすると、必要な列、不足している対応表、想定外の例外を小さく確認できます。結果を見てから、Excelで続けるか、専用ツールを作るかを決められます。

私は、匿名化した請求CSVと入金CSVを各5〜20行だけテスト照合しています。

5,000円で、理由付き結果CSV・消込ルール表・自動化できる条件と人が確認する条件をまとめた診断メモの3点を返します。相談だけで終わらず、実際のサンプル行で確認します。

【請求・入金CSV 20行テスト照合】

https://coconala.com/services/4345725

会計・税務判断、監査、仕訳、送金、銀行や会計サービスへのログインは行いません。曖昧な条件は自動確定せず、要確認として残します。