現場で使っている紙の記録表・報告書を、Excelにしたいと思ったことはありませんか？
日報、点検表、清掃記録、交換履歴、作業実績、在庫チェックなど、現場には紙で残している記録がたくさんあります。
紙の記録表は、すぐに書ける、現場で使いやすい、誰でも扱いやすいという良さがあります。
一方で、あとから探す、集計する、共有するとなると、手間がかかることも多いです。
紙管理でよくある困りごと
紙の記録表では、次のようなお悩みが出やすくなります。
・過去の記録を探すのに時間がかかる
・集計するためにExcelに打ち込んでいる
・記入漏れや読みにくい文字がある
・担当者によって書き方が違う
・紙の保管場所が増えていく
・必要なときにすぐ確認できない
・毎回探すことに時間を使ってしまう
・記録はあるのに、あとから活用しにくい
記録を取っているのに、あとから使いにくい状態になっていることは少なくありません。
いきなりExcel化すれば良いとは限らない
紙をExcelに置き換えれば、すぐに便利になると思われがちです。
ただ、今の紙の記録表をそのままExcelにするだけでは、かえって入力しにくくなることもあります。
たとえば、
・入力項目が多すぎる
・現場でパソコンを開きにくい
・誰が入力するのか決まっていない
・あとから何を集計したいのか決まっていない
・紙のレイアウトをそのまま再現して使いにくい
このような状態だと、せっかくExcel化しても、現場で使われなくなることがあります。
まず考えたいのは「何に使う記録か」
紙の記録表を見直すときは、まず「その記録を何に使うのか」を整理することが大切です。
たとえば、
・あとから履歴を確認したい
・月ごとに集計したい
・担当者別に見たい
・設備別、商品別に管理したい
・写真やメモも一緒に残したい
・異常やトラブルを振り返りたい
目的によって、Excelが向いている場合もあれば、スマホ入力や簡易アプリの方が使いやすい場合もあります。
Excelに向いている記録
Excel化しやすいのは、次のような記録です。
・毎回同じ項目を入力する
・月ごとに集計したい
・一覧表として見たい
・数値や日付を扱う
・並べ替えや検索をしたい
・担当者別、設備別などで確認したい
このような記録は、Excelにすると集計や確認がしやすくなります。
スマホ管理が向いている場合もある
一方で、現場ですぐ入力したい記録や、写真を残したい記録は、スマホやタブレットで入力できる形の方が向いていることもあります。
たとえば、
・設備点検
・清掃記録
・洗浄液や切削油の交換履歴
・作業前後の写真記録
・現場でのエラー表示
・外出先や現場での確認記録
このような内容は、パソコンよりもスマホで入力できた方が便利な場合があります。
大切なのは、今の現場に合う形にすること
紙をなくすことや、Excel化すること自体が目的ではありません。
大切なのは、記録が残り、あとから活用しやすく、現場が運用が続けられることです。
そのためには、
・今の紙の記録表を確認する
・必要な項目を整理する
・不要な項目を減らす
・集計したい内容を決める
・誰が、いつ、どこで入力するか考える
・Excelが良いか、スマホ管理が良いか考える
この順番で見直すと、失敗しにくくなります。
現在の記録表を見ながら一緒に整理します
私は製造業の現場で、紙の記録表、Excel管理表、点検表、作業実績表などに関わる中で、
現場で使う記録は、きれいな表を作ることよりも、実際に使う人が続けられることが大切だと感じています。
「今の紙管理をExcelにしたい」
「スマホで記録できるようにしたい」
「まず何から見直せばよいか分からない」
という段階でも大丈夫です。
現在の記録表や作業の流れを確認しながら、Excel化がよいのか、スマホ管理がよいのか、必要な形を一緒に考えます。
