毎日の情報収集、手作業で何時間もかけていませんか？

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毎日いくつものサイトを開いて、会社名や電話番号をコピーして、Excelに貼り付ける。

1件ずつは大した作業じゃなくても、毎日やっていると積み重ねでかなりの時間になりますよね。

今回は、そうした情報収集の手間を減らす方法についてまとめてみました。

たとえば営業リストを作るとき。

業種別のポータルサイトや企業一覧から、社名・住所・電話番号・URLなどを一件ずつ目で確認して、コピーして、表に貼り付ける。

10件ならまだしも、100件、200件となると、それだけで半日が潰れることもあります。

競合調査でも同じです。

価格やレビューの件数を定期的にチェックしたいのに、毎回同じサイトを巡回して、目視で数字を拾って、手で入力する。

時間がかかるだけでなく、件数が増えるほど抜けや転記ミスも起きやすくなります。

こうした「サイトから情報を集めてまとめる作業」は、実はツールで自動化できることがけっこうあります。

具体的にどんな場面で使えるのか、いくつかイメージをご紹介します。

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▼ 活用イメージ①：PDFの情報を自動で表にまとめる

届いた請求書や申込書などのPDFを、1枚ずつ開いて内容を確認し、必要な項目をExcelに手で入力する。

こうした作業をツールに任せると、PDFを所定のフォルダに入れるだけで、書類の種類に応じて必要な項目を自動で読み取り、一覧表に整理することができます。

手入力で毎日2時間かかっていた作業が、数分で終わるようになるケースもあります。

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▼ 活用イメージ②：毎朝のニュースチェックを自動化する

複数のニュースサイトを毎朝巡回して、要点をまとめて社内に共有する。

この流れも、指定したサイトから自動で情報を集めて、要点をまとめ、決まった時間にチャットツールへ投稿する仕組みにすることができます。

一度仕組みを作ってしまえば、毎朝の情報共有に人の手をかける必要がなくなります。

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▼ 活用イメージ③：社内の資料から必要な情報を探しやすくする

「この手順ってどのマニュアルに書いてあったっけ？」と聞かれるたびに、大量の資料の中から該当箇所を探す。

これも、社内のドキュメントをあらかじめ整理しておくことで、質問を入力するだけで該当する内容を出典付きで表示する仕組みを作ることができます。

社外の情報が混ざらないように、自社の資料だけを参照する設計にできるのもポイントです。

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自分でこうした仕組みを作る場合は、Pythonというプログラミング言語と、BeautifulSoupやSeleniumといった専用のライブラリを使うのが一般的です。

対象のサイトURLを指定して、必要な情報だけを自動で取り出し、CSVやExcelにまとめる仕組みを作ることができます。

最近はAI（ChatGPTやClaudeなど）に「こういう情報を自動で集めるツールを作りたい」と伝えれば、コードの大枠を出してもらうことも可能です。

プログラミング未経験でも挑戦しやすい環境は整ってきています。

ただし、注意点もあります。

対象サイトによっては、利用規約で自動取得が禁止されている場合があります。

また、サイトの構造を読み解いたり、エラーが出たときに修正したり、相手のサーバーに負荷をかけないよう配慮する設計は、慣れていないと少しハードルが高いかもしれません。

そこで、もう一つの選択肢として、こうしたデータ収集ツールの制作を専門にしている人に相談するという方法があります。

ココナラなどのサービスでは、「こういう情報を、こういう形で集めたい」と伝えるだけで、自分の業務に合った専用ツールを作ってもらうことができます。

自分で対象サイトの構造を調べたり、規約を確認したりする手間も、まとめて相談できるのがメリットです。

自分で調べてやってみるのも良いですし、必要な部分だけ頼むのもありです。

大事なのは、「毎日のコピペ作業をこのまま続けるしかない」と思い込まなくていいということです。

まずは「この作業、自動化できるのかな？」と考えてみるだけでも、日々の仕事の選択肢は広がるかもしれません。

もし気になるものがあれば、私のプロフィールからお気軽にメッセージください。

「こういう作業が大変なんだけど…」という段階でも大歓迎です。

難しい専門用語は使いませんので、安心してご相談ください。

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こういったサービスをご提供させていただいていますので、ぜひお気軽にお声がけくださいませ。

業務ツールディレクター　はせ