【GAS】学会ポスター番号札＆投票QR一括作成｜運営DX

学会や研究発表会のポスターセッション準備中、こんな「地味で膨大な手作業」に頭を抱えていませんか？

100件以上の演題番号・発表タイトル・発表者名を、PowerPointやWordに1件ずつ手動でコピペに苦戦している…

ポスター賞のWeb投票を行いたいが、参加者に「演題番号の間違い入力」をされ、集計時の名寄せや無効票の確認に時間を取られている…

演題ごとに投票Googleフォームの事前入力URL（entryパラメータ）を手作業でURL変換し、QRコードをちまちま画像保存して貼り付ける作業に時間を取られている…

直前に演題の追加や取り消しが発生し、差分だけの番号札を再作成するのに手間取って印刷締切に追われている…

ポスター番号札の作成は、学術的な中身とは関係がないにもかかわらず、学会事務局や準備委員の貴重な時間と体力を最も削る業務の一つです。

そんな学会・シンポジウム運営の負担を低減し、数百件の番号札と個別投票QRコードを自動で揃えるために開発されたのが、今回ご紹介する『【学会・研究会】ポスター賞投票QR一括生成 GASパッケージ』です。

「📥 演題一覧」シートに入力されたデータ（挿入されているのはテーストデータ）

生成されたポスター番号札（の仕上がり見本

🚀 このツールでできること

本ツールは、Googleスプレッドシート・Googleスライド・Googleドライブ・GoogleフォームをGAS（Google Apps Script）で自動連携させた、学術イベント専用の番号札生成システムです。

1. Googleフォームと完全連動！「演題番号が選択済みの投票QR」を自動生成

Googleフォームの事前入力リンク（Pre-filled URL）を1つ設定するだけで、その演題が選択された状態で投票フォームが開くQRコードを全演題分一括生成してスライドに埋め込みます。参加者の入力ミスや集計トラブルを低減します。

2. A4横型・A4縦型レイアウトのPDFを一括自動出力

「A4横型」と「A4縦型」の2種類のスライドテンプレートを搭載（お好みのスライドに変更いただくことも可能です）。ワンクリックでGoogleスライドにデータを流し込み、PDFとして指定フォルダへ自動保存します。

3. 大規模学会も完走する「自動バトンリレー処理」

GASの実行制限（4分30秒）を自動検知し、タイムアウト直前に自動でバックグラウンドトリガーへ処理をリレーします。演題数が何件あっても途中で止まることなく、ブラウザを閉じて放っておくだけで全件のPDF化が完了します（緊急停止ボタンも完備）。

🛠️ 3ステップで完結！簡単な使い方

難しい環境構築やプログラミング作業は一切不要です。直感的な3ステップで今日からすぐに稼働します。

Step 1：システム初期設定を実行

スプレッドシート上部の専用メニューから「⚙️ システム初期設定」をクリックします。ご自身のGoogleドライブ内に「完成PDF保存フォルダ」と「編集可能なスライドテンプレート例」が自動生成されます。

スプレッドシート上部のカスタムメニュー「🎯 学会ポスター番号札」のドロップダウン

Step 2：演題リストの貼り付けと設定

「📥 演題一覧」シートに、お手元の演題データ（演題番号、コアタイム、タイトル、発表者名）を貼り付けます。「⚙️ システム設定」シートでGoogleフォームのURLやQRモード（演題別投票／要旨集などの共通URL／QRなし　のいずれか）を選択します。

「📥 演題一覧」シートに、お手元の演題データ（例）を貼り付けます。

「⚙️ システム設定」シートの設定画面

Step 3：ボタンを押してPDFを一括生成

メニューから「🚀 【番号札生成】A4横」または「📄 【番号札生成】A4縦」をクリックするだけ。自動でPDFがフォルダに蓄積され、シート上に直接PDFを開くリンクが書き込まれます。

Googleドライブの完成PDFフォルダ内（演題ごとにPDFが並ぶ）

🛡️ 3つの安心ポイント

【追加費用ゼロ・完全買い切り】

Google Workspaceの標準機能（スプレッドシート・スライド・フォーム・ドライブ）のみで動作するため、外部サービスの月額費用やAPI課金は一切発生しません。

【デプロイ不要・ワンクリック導入】

複雑なWebアプリケーションの公開設定やサーバー構築は不要です。配布シートをGoogleドライブにコピーするだけで即座に稼働します。

【デザインの自由なカスタマイズ】

自動生成されるGoogleスライドテンプレートは、フォント、カラー、学会ロゴの配置など自由自在に編集可能です。

🏁 最後に

ポスターセッションの準備は、毎回短納期でプレッシャーのかかる作業です。

手作業のコピペや文字の微調整に何時間も奪われるのは、もう終わりにしませんか？

一度導入すれば、今年だけでなく来年以降の学術大会・研究会でもずっと使い続けられる資産になります。もしご興味があれば、以下のサービスにアクセスしてみてください。