問い合わせフォームを「対応漏れのない仕組み」にする方法

CodexやClaude Codeを使うと、WordPressへ問い合わせフォームを設置できます。

しかし、フォームからメールが届くだけでは、担当者の割り当てや対応状況を管理できません。実務では送信後の流れまで設計します。

【問い合わせの状態を決める】

・新規受付

・内容確認中

・担当者対応中

・顧客回答待ち

・完了

・対象外または重複

現在の状態、担当者、次回対応期限、対応メモを持つと、誰が次に何をするか分かります。

【保存する情報を分ける】

受付日時、問い合わせ種別、氏名、連絡先、本文、流入ページを受付情報として保存します。

状態、担当者、優先度、期限、対応履歴、完了日時は運営情報として分けます。メール本文だけで管理するより、検索や引き継ぎがしやすくなります。

【個人情報を守る】

・必要な項目だけ収集する

・公開APIから取得できないようにする

・閲覧できる担当者を限定する

・保存期間と削除方法を決める

・ログや通知へ不要な情報を出さない

AIによる分類や要約を使う場合も、どの情報を外部へ送るかを先に確認します。

【AIへ渡す実装手順】

1. 問い合わせ種別を整理する

2. 受付後の状態遷移を決める

3. 保存項目と保存期間を定義する

4. 担当者ごとの権限を決める

5. 通知先と通知内容を整理する

6. 管理画面とREST APIを設計する

7. 通知失敗や重複送信もテストする

「問い合わせフォームを作って」だけでなく、受付後の担当、期限、完了条件までCodexやClaude Codeへ伝えることが重要です。

Contact Form 7などの無料プラグインを入口として使い、問い合わせデータ、担当者、履歴、通知をWordPress上で構造化できます。標準REST APIを利用すれば、未対応件数の集計や担当者への通知なども段階的に拡張できます。

フォームの見た目ではなく、対応漏れを防ぎ、担当者が変わっても経緯を追える仕組みまで作る。この設計の型は、資料請求、見積り、求人応募、予約相談にも再利用できます。