サロン経営で「キャンセル料を請求しづらい」そんなお悩みありませんか

当日キャンセルが発生しても、お客様にキャンセル料を請求するのは気が引ける。

「今後、来店してもらえなくなるかもしれない」

「お金のことで関係を悪くしたくない」

そんな思いから、キャンセル料を設定できずにいるサロン経営者の方も多いのではないでしょうか。

特に一人で運営しているサロンでは、一件のキャンセルがそのまま数時間分の売上減少につながります。その時間を希望していた別のお客様を、すでにお断りしている場合もあります。

キャンセル料をその都度お願いすることに負担を感じるなら、予約後に請求するのではなく、予約時に支払いを済ませてもらう仕組みを取り入れる方法があります。

Squareなら予約と事前決済を一つにできる

Square予約では、オンライン予約サイトを作成し、予約時に施術料金をカードで全額支払ってもらうことができます。

すでに支払いが完了しているため、キャンセルが発生したあとに、サロン側から振込や支払いをお願いする必要がありません。

あらかじめ決めたキャンセルポリシーに沿って、キャンセル料を差し引いた金額を返金できます。

たとえば、施術料金が10,000円の場合、

・予約日の7日前まで：キャンセル料なしで全額返金

・予約日の6日前から3日前まで：キャンセル料30％、7,000円を返金

・予約日の2日前から前日まで：キャンセル料50％、5,000円を返金

・当日キャンセル、無断キャンセル：キャンセル料100％、返金なし

というように決めておきます。

Squareでは全額返金だけでなく一部返金もできるため、キャンセルされた日を確認し、該当する金額だけを返金できます。

大切なのは、支払い前に分かりやすく伝えること

事前決済を導入しても、キャンセル料について予約後に初めて伝えると、お客様とのトラブルにつながります。

キャンセルポリシーは、長い利用規約の中に隠すのではなく、予約内容を確認して支払う前に読める位置へ掲載することが大切です。

「いつからキャンセル料が発生するのか」

「キャンセル料はいくらなのか」

「返金はどのように行われるのか」

「体調不良や悪天候の場合はどうなるのか」

この4点を具体的に書いておくと、お客様も内容を理解したうえで予約できます。

また、Squareで設定できるキャンセル受付期限と、サロン独自のキャンセル料の段階は別に考える必要があります。

「7日前までは無料、3日前から30％、当日は100％」といった段階別のルールはキャンセルポリシーに明記し、キャンセルが発生した際に、サロン側で返金額を確認して手続きします。

キャンセル料を“言い出す”必要のない予約導線へ

キャンセル料の問題は、オーナー様の伝え方だけで解決するものではありません。

予約、事前決済、キャンセルポリシーの確認、返金までを一つの流れとして設計することで、オーナー様がお客様へ個別に請求する負担を減らせます。

ただSquareを導入するだけではなく、ホームページのメニュー紹介から予約、決済まで迷わず進める導線を整えることも重要です。

キャンセル料を請求しやすくするのではなく、サロン側から請求しなくても対応できる仕組みを作る。

それが、オーナー様とお客様の双方にとって分かりやすい予約サイトです。

何から始めればいいか分からない。

そんなときは、一人で悩まず、まずはお気軽にご相談ください。