無料の予約システムを選ぶ前に｜ツール選びより先に決めたい6つのこと【予約サイト編】

以前の記事では、ネットショップを作る前に、ツールより先に販売方法や運用の流れを決めておく大切さをご紹介しました。

今回は、その「予約サイト編」です。

個人サロンや教室の予約サイトを作ろうとすると、まず「無料で使える予約システム」を探し始める方も多いと思います。

しかし、予約の受け付け方が決まっていない状態では、どの機能が必要なのかを判断できません。

無料プランの機能を比較する前に、まずは自分がどのように予約を受け付け、当日まで対応するのかを整理してみましょう。

1．予約をどこから受け付けるか

予約サイトを導入した後も、電話やLINE、InstagramのDMから予約を受け付けるのかを決めます。

複数の場所から予約を受け付ける場合は、それぞれの予約を同じカレンダーへ反映しなければ、同じ時間に予約が重なる可能性があります。

予約サイトへ受付をまとめるのか、ほかの窓口も残すのかによって、必要な管理方法が変わります。

2．どの時点で予約確定とするか

お客様が日時を選んだ時点で予約を確定する方法と、内容を確認してからお店側が承認する方法があります。

空き時間を正確に管理できる場合は自動確定が便利ですが、ほかの予定との調整が必要な場合は、承認後に確定する方が安心なこともあります。

その場合は、「申し込みを送信しただけなのか」「予約が確定したのか」を、お客様が区別できる案内も必要です。

3．一件の予約に必要な時間を決める

60分のメニューでも、実際に必要な時間が60分とは限りません。

受付、着替え、カウンセリング、お会計、片付け、次のお客様を迎える準備なども含めて、予約枠を考える必要があります。

施術やレッスンの時間だけで予約枠を作ると、予約が続いた日に遅れが発生しやすくなります。

4．予約時に何を入力してもらうか

氏名と連絡先だけでよいのか、希望するメニューや相談内容なども確認しておきたいのかを整理します。

入力項目が少なすぎると、予約後に追加で確認する作業が発生します。

一方で、予約前から多くの情報を求めると、お客様が入力の途中で負担を感じることもあります。

来店前に本当に必要な情報だけを、予約時に確認できる形にしておきます。

5．変更やキャンセルをどのように受け付けるか

予約日時の変更やキャンセルが発生した場合に、

・予約サイトからお客様自身で手続きしてもらう

・LINEや電話で連絡してもらう

・何日前まで変更を受け付ける

など、対応方法を決めておきます。

予約ページと確認メールで案内が異なると、お客様もどの方法で連絡すればよいのか迷ってしまいます。

受付方法と案内内容を統一しておくことが大切です。

6．予約後に何を案内するか

予約が確定した後は、日時を知らせるだけでなく、必要に応じて、

・店舗までの行き方

・当日の持ち物や服装

・来店時間についての注意

・オンラインレッスンの参加方法

・変更やキャンセルの連絡先

などを案内します。

予約システムから自動で送る内容と、自分で個別に連絡する内容を分けておくと、予約が増えたときにも対応しやすくなります。

必要な受付方法を決めてから無料プランを比較する

ここまで整理すると、予約システムに必要な機能が見えやすくなります。

予約の自動確定が必要なのか、承認制にしたいのか。予約変更をお客様自身で行えるようにしたいのか。確認メールでどこまで案内したいのか。

そのうえで、必要な機能が無料プランに含まれているかを確認します。

予約システムを選ぶ目的は、機能を増やすことではありません。

運営する側の作業を整理し、お客様が迷わず予約できる流れを作ることです。

何から始めればいいか分からない。

そんなときは、一人で悩まず、まずはお気軽にご相談ください。