AIにメール返信を任せたら「よそよそしい文章」が出てくる問題の直し方

「AI にメールを書かせてみたけど、敬語が過剰でよそよそしい。結局自分で書き直した」——AI を試した社長さんから一番よく聞く感想です。

これは AI の性能の問題ではなく、渡している情報の問題です。

考えてみると当然で、新入社員に「このメール返しといて」とだけ言って渡したら、やっぱり教科書みたいな文章を書いてきます。会社のこと、お客さんとの関係、あなたの普段の文体。何も知らないからです。AI も同じです。

■ 最初に 1 回だけやる設定が 8 割

おすすめは、メールを頼む前に 2 つの「設定」を済ませることです。

1. 自社台帳を作る

業種、商品と価格帯、主な客層、強み、文章のトーン。これを一度 AI に渡して「今後の文章はすべてこの前提で」と宣言させます。以降この台帳を会話の最初に貼るだけで、出力が「あなたの会社の文章」になります。

2. 文体を学習させる

過去に自分が実際に送ったメールを 3 通貼って、「この文体の特徴を分析して、今後はこのルールに従って」と頼みます。語尾の癖、改行の間隔、距離感。AI っぽさの 8 割は文体のズレなので、ここを合わせると見違えます。

この 2 つを済ませてから「このメールに、承諾する場合と断る場合の 2 パターンで返信下書きを」と頼むと、ほぼそのまま送れる下書きが 30 秒で出てきます。毎日 30 分のメール処理が 5 分になる感覚です。

■ 催促や値上げ告知こそ AI が向いている

意外かもしれませんが、書きにくいメールほど AI に向いています。支払いの催促、値上げのお知らせ、お断り。感情が乗りやすい文章こそ、「相手を責めない」「逃げ道を作る」みたいな条件を付けて AI に任せると、角の立たない文章が安定して出ます。

■ 20 本セットにまとめました

返信・催促・お詫び・見積り送付・クチコミ返信・SNS 告知・議事録まで、毎日の文章仕事 20 場面のプロンプト集を出品しています。最初の設定 2 本から実務順に並んでいます。

→ メール返信に時間を取られる社長のためのAIプロンプト20本（¥1,000）

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文章仕事は「自分でやるか、人を雇うか」の二択ではなくなりました。AI 秘書に任せて、本業に時間を戻しましょう。