作る前に、必ず確認していたこと

社内で業務改善をするとき、

私はいきなり「自動化できるか」を考えません。

先に、必ず確認していたことがあります。

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例えば、よくあったのが、

・ピボット後、別シートに貼り付けて使っている

・別ファイルから毎回コピペしている

・コンボボックスの選択肢を直して使っている

こうした作業です。

このとき、

最初に見ていたのはここです。

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① なぜ、その作業が発生しているか

・ピボットの形がそのまま使えない

・元ファイルの形式が毎回同じ

・選択肢が多すぎて迷う

理由が分かれば、

「自動化すべきか」「直すべきか」が見えてきます。

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② 判断はどこで終わっているか

・ピボットを作る判断

・どのファイルを使うかの判断

・どの選択肢を選ぶかの判断

ここまでが“人の仕事”。

それ以降の

貼り付け、転記、整形は

判断ではなく作業です。

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③ 間違えたとき、気づけるか

・コピペを間違えても分からない

・選択ミスがそのまま通る

こうなっている場合は、

自動化より先に

「気づける形」に直します。

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この3点を確認した上で、

・判断は残す

・作業だけを自動にする

という形に落とすことが、

社内改善では一番多かったです。

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大きな仕組みを作らなくても、

ここを整理するだけで、

ミスと負担はかなり減りました。

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現場の判断や作業を整理し、

自動化・効率化につなげる前段のサポートも行っています。

実際のExcelを見ながら

どこから整えるべきか整理したい場合は、

プロフィールのサービスをご利用ください。