毎週2時間かけてた在庫表、貼るだけで3分になった話

毎週きまった時間に、きまった表を作っていませんか。

それ、作業ではなく儀式になっているかもしれません。中身を考える時間はゼロなのに、時間だけはしっかり取られる。これが一番もったいないパターンです。

わたしも前の職場でずっとやっていました。月曜の朝、システムから在庫を落として、不要な列を消して、品番でまとめて、前週の数字と並べて、色をつける。手順はぜんぶ頭に入っているので、迷いはない。ただ2時間かかる。

あるとき後輩にこう言われました。

「それ、毎週おんなじことやってますよね」 「まあね、決まりだから」 「決まりっていうか、誰も見直してないだけじゃないですか？」

図星でした。

そこで手順を全部書き出してみたら、判断している場所が1つもないことに気づきました。消す列も、まとめ方も、色のつけ方も、毎週同じ。つまり全部ルールです。ルールなら機械にやらせればいい。

そうして作ったのが「在庫貼るだけ」です。システムから落としたデータを貼って、列の名前を選ぶだけ。あとは勝手に集計まで走ります。2時間が3分になりました。

ただ、ここで言いたいのは「3分になってすごい」ではありません。空いた1時間57分で、ようやく中身を見られるようになったことです。どの品番が余っているのか、どの店が足りていないのか。本当は最初からそれを考えたかったはずなんですよね。

作る時間を減らして、考える時間を増やす。それだけの道具です。