新人さん向けの業務マニュアルを、メモや録音から作る3つのコツ

「マニュアルを作りたいけれど、書く時間がない」。そんなときは、まず手元のメモや、手順を話した録音から始めてみてください。作るときのコツを3つ紹介します。

1. まず「話して」残す

いつもの作業を、新人さんに説明するつもりでスマホに録音します。文字起こしのアプリを使えば、それがマニュアルの材料になります。きれいに話す必要はありません。

2. 分からないところは、決めつけずに印をつける

「だいたい10分」「多めに」のように、人によって受け取り方が変わる部分は、そのまま書かずに【要確認】と印をつけ、あとで確かめます。勝手に数字を決めてしまうと、現場とずれたマニュアルになります。

3. 手順は番号つきで、1つの手順に1つの動作

「〇〇して△△する」のように2つの動作が入ると、読む人が途中で迷います。番号をつけて、1つの手順に1つの動作にすると、新人さんが今どこにいるか分かりやすくなります。

OG WORKSでは、メモ・録音の文字起こし・画面のスクリーンショットから、編集できるWordの業務マニュアルをお作りしています。材料の中で食い違っている点や抜けている点は「確認したいことのリスト」にしてお聞きします。

（上の画像は、架空のお店のマニュアルの見本です。）