申請書を何度も入力する仕事｜AIとGASで承認までつなぐ業務システム

AIに申請書を作らせることはできます。

では、そのまま承認まで任せてしまえばいいのか。

自分なら、そこは任せません。

こんにちは。普段はシステムエンジニアとして、企業向けシステムやExcel、GAS、Pythonを使った業務改善に携わっています。

最近はChatGPTを使って、文章や書類を作る機会も増えてきました。

社内マニュアルを読み込ませて、必要な手続きを教えてもらう。

申請書の下書きを作ってもらう。

面倒な入力項目を整理してもらう。

このあたりは便利ですよね。

ただ、実際の会社の業務を考えると、書類が完成しただけでは終わらないことが多いです。

申請したあとに誰かが確認する。

内容に問題があれば差し戻す。

承認されたら台帳へ反映する。

場合によっては通知や帳票の保存も必要になります。

それなら、AIによる入力補助と、既存の業務システムをつなげた方が便利になるんじゃないか。

今回は、そんな話を書いてみます。

※この記事で紹介する申請・承認フローは説明用の設計例です。特定の顧客案件の仕様や実装内容を紹介するものではありません。

申請書を作るだけでは終わらない、承認業務の手間

まず、よくある申請業務を想像してみてください。

備品の購入申請。

経費の申請。

社内設備の利用申請。

各種変更届。

会社によって申請内容は違いますが、多くの場合、入力したら終わりではありません。

入力内容を確認して、必要な人が承認する工程があります。

たとえば、備品の購入申請なら、購入したい商品、数量、金額、購入理由などを入力することになります。

その内容を上司や担当部署が確認する。

問題がなければ承認する。

承認が終わったら、購入手続きへ進む。

このような流れです。

ここでChatGPTを使って申請書を作れるようにしたとしても、そのあと別の管理表へ入力しているなら、手作業は残ります。

承認依頼をメールで送るなら、その操作も必要です。

さらに、承認が終わったことを別の担当者へ知らせるなら、もうひとつ作業が増えます。

書類作成だけを自動化しても、業務全体としてはまだ途中なんですよね。

だったら、最初の入力から承認後の処理まで、ひとつの流れとして設計した方がいい。

これが今回の結論です。

申請・確認・承認で繰り返される、同じ情報の入力

社内の申請業務で気になるのが、同じ情報を何度も扱っていることです。

たとえば、こんな運用です。

社員がExcelの申請書を作成する。

完成したファイルをメールで送る。

承認者が内容を確認して、結果を返信する。

申請した社員が結果を確認する。

最後に管理担当者が別の台帳へ記録する。

こうして並べると、それぞれの作業には意味があります。

ただ、情報があちこちに分かれていますよね。

申請内容はExcel。

承認結果はメール。

最終的な記録は別のExcel。

あとから「この申請は誰がいつ承認したのか」を確認しようとすると、複数のファイルやメールを探すことになります。

さらに、途中で内容が修正された場合はどうでしょうか。

最初に提出されたExcelと、承認された内容が違っているかもしれません。

メールで修正を依頼して、直したファイルを再提出して、それをまた確認する。

気付いたら、同じようなファイルがフォルダに何個も並んでいます。

「最終版」

「最終版2」

「最終版_修正版」

……最終とは。

こういう運用は、ファイルを作ること自体が悪いわけではありません。

申請と承認の状態を、ひとつの仕組みで管理できていないことが問題なんだと思います。

業務システムの設計で学んだ、承認と入力の切り分け

自分はこれまで、Excelの入力業務やWebアプリ、管理画面、データ連携などを扱うシステムを開発してきました。

その中で特に気を付けているのが、誰が何を操作できるのかという部分です。

入力できる人。

内容を確認できる人。

修正を依頼できる人。

最終的に承認できる人。

これを曖昧にしたまま作ると、あとから困ることがあります。

たとえば、申請する人が承認済みの内容を自由に書き換えられるようになっていたらどうでしょうか。

承認したときの内容と、現在の内容が違ってしまうかもしれません。

逆に、確認する人が必要な情報を見られないと、承認の判断ができません。

さらに、申請中は編集できるのに、承認後は編集できないという制御が必要になることもあります。

こういう部分は、見た目以上に設計が大切なんですよね。

実際に業務システムを作っていると、最初に決めた画面や操作の流れを、後から見直すことがあります。

ここで保存できると思っていた。

この状態では変更できないはずだった。

この権限ならボタンが表示されない方がよかった。

開発を進めてから気付くと、修正範囲が広がることもあります。

15年ほどSEをやっていても、こういう確認の重要性は毎回感じます。

「作り始める前に、もう少し確認しておけばよかった」

はい。これが一番しんどいやつです。

クッッッソ便利な機能を追加したつもりでも、使う人にとって分かりにくければ意味がありません。

だから、申請と承認は最初から分けて設計した方がいいと思っています。

そして、AIを使う場合も同じです。

ChatGPTに入力を補助してもらうことと、誰かが正式に承認することは、まったく別の処理です。

ここを混ぜないことが重要です。

AIが作る申請データと、人が確定する承認結果

では、ChatGPTとGASをどう組み合わせるのか。

自分なら、まず役割を分けます。

【ChatGPT APIが担当する部分】

- 申請したい内容を文章から整理する

- 必要な項目を抽出する

- 入力が不足している項目を候補として示す

- 社内マニュアルの該当箇所を案内する

- 申請理由などの文章を整える

【GASやWebアプリが担当する部分】

- 申請者のログインや権限を確認する

- 申請データを保存する

- 必須項目や入力形式をチェックする

- 承認者を社内ルールに従って決定する

- 承認・差し戻しを処理する

- 通知を送信する

- 操作履歴を保存する

ここで大切なのは、ChatGPTが承認者の代わりにならないことです。

たとえば、社員がこんな文章を入力したとします。

「新しい業務用のキーボードを購入したいです。現在使っているものが故障して、入力がしづらくなっています」

ChatGPT APIには、この文章から申請理由を整理してもらえます。

購入目的や申請内容の候補を作ることもできます。

ただし、購入する商品名や金額が書かれていなければ、勝手に補ってはいけません。

「たぶんこの商品でしょう」と推測して登録されたら困ります。

それっぽい商品が勝手に届いたら、もうホラーです。

足りない情報があれば、申請者に確認してもらう。

確認が終わったら、申請データとして保存する。

その後、決められた承認者へ通知する。

承認するかどうかは、権限を持った人が判断する。

こういう仕組みにします。

ChatGPTは申請を作りやすくするために使う。

GASやWebアプリは、決まった業務ルールに沿って処理する。

人は、判断が必要なところを担当する。

自分なら、この3つを分けて考えます。

入力補助から承認通知までの業務フロー

もう少し具体的に見てみます。

仮に、社内の備品購入申請を対象にするとします。

まず、社員が申請画面を開きます。

画面には、購入したいものや理由を入力する欄があります。

ここに文章で入力した内容を、ChatGPT APIで整理します。

たとえば、

「マウスが故障したので、業務用のものを購入したいです。予算は3,000円程度で考えています」

という文章です。

ここから、申請内容、理由、希望予算などを取り出します。

ただし、実際の商品名や数量が不明なら、その部分は未入力として残します。

次に、申請者が内容を確認します。

間違っているところがあれば修正します。

確認が完了したら、申請ボタンを押します。

ここで初めて正式な申請として登録されます。

登録後は、GASやWebアプリが必要な処理を行います。

1. 申請内容を保存する

2. 申請IDを発行する

3. 承認者を確認する

4. 承認待ちの状態に変更する

5. 承認者へ通知する

承認者は管理画面で内容を確認します。

問題がなければ承認。

不足している情報があれば差し戻し。

承認した場合は、承認日時や承認者を記録します。

差し戻した場合は、理由を申請者へ通知し、修正できる状態にします。

このような流れです。

ここまで作れば、申請書を作成するだけでなく、その後の処理も管理できます。

また、承認が終わった情報を別の管理表へ反映したり、帳票として保存したりすることも検討できます。

ただし、必要な機能は会社によって違います。

承認者が1人だけの会社もあれば、複数の確認が必要な会社もあります。

通知だけあれば十分な場合もあります。

最初から複雑なシステムを作る必要はありません。

まずは、今の申請から承認までの流れを整理することが大切だと思います。

差し戻しと修正履歴まで残す、安全な処理

ここは、実際に業務で使うなら外せない部分です。

申請システムを作るとき、承認ボタンが動くだけでは足りません。

たとえば、申請内容に誤りがあって差し戻された場合。

申請者が内容を修正して再提出できる必要があります。

では、修正前の内容はどうするのか。

上書きして消してしまうのか。

それとも履歴として残すのか。

会社の運用によりますが、後から確認が必要な申請なら、修正履歴を残した方が安心です。

また、承認後に内容を変更できるようにするかどうかも重要です。

自由に変更できてしまうと、何に対して承認したのか分からなくなる可能性があります。

必要なら、承認済みの内容は編集不可にして、変更時には別の申請を行うなどのルールが必要です。

さらに、操作する人の権限も確認しなければいけません。

申請者が他人の申請を変更できないこと。

承認権限のない人が承認処理を実行できないこと。

自分の申請を自分で承認してはいけない運用なら、その制御があること。

こうした部分は、画面のボタンを非表示にするだけでは不十分です。

サーバー側でも、操作した人に権限があるかを確認する必要があります。

画面上にボタンがなければ安全、というわけではないんですよね。

また、同時に承認処理が行われた場合の二重処理も考慮したいところです。

こうした制御がないと、同じ申請に対して意図しない更新が行われる可能性があります。

地味な部分です。

でも、自分はこういうところがシステムの本体だと思っています。

見た目がきれいでも、データや権限の管理が曖昧だと、安心して使えません。

AIを使う場合は、さらに注意点があります。

社内マニュアルを参照する仕組みを作るなら、誰がどの資料を見られるのかを考える必要があります。

誰でもすべての社内情報を取得できる状態にはできません。

申請者の権限に応じて、参照できる情報を制御する。

ChatGPT APIへ送るデータも、必要な範囲に限定する。

外部サービスの利用条件や、会社の情報管理ルールも確認する。

ここまで含めて設計する必要があります。

それから、マニュアルが更新された場合の扱いも大切です。

古いルールのまま申請項目を案内してしまうと困ります。

そのため、どのマニュアルを正式な情報として使うのか、改訂があったときにどう更新するのかも決めておきたいところです。

AIがあるから何でも自動で判断してくれる。

そんな仕組みにはしません。

判断するための材料を整理し、人が安全に操作できるようにする。

この考え方の方が、業務システムとしては現実的だと思っています。

今の申請書から考える、業務システムの改善相談

ここまで読むと、結構大がかりなシステムに感じるかもしれません。

でも、必ずしも最初から全部を作る必要はありません。

たとえば、現在Excelで申請書を作っているなら、まずは入力補助だけを作る方法もあります。

GASを使って、申請内容をスプレッドシートへ登録するところから始めても構いません。

その後、必要に応じて承認画面や通知を追加する。

あるいは、現在使っている既存システムがあるなら、そこへAIによる入力補助を追加できるか検討する方法もあります。

全部を作り直す方がいいとは限りません。

自分はこれまで、Excelの自動化から、GASを使った管理ツール、Pythonによるデータ処理、Webシステムの開発・改修まで対応してきました。

その中で大切にしているのは、依頼された機能をそのまま作る前に、実際の業務でどう使うのかを確認することです。

「申請を簡単にしたい」

この一言でも、会社によって必要な仕組みが違います。

入力が面倒なのか。

承認依頼が面倒なのか。

承認後の転記作業が面倒なのか。

過去の申請を探すのが面倒なのか。

ここが分かれば、作るべきものを絞れます。

相談時には、次のような情報があると助かります。

- 現在使っている申請書の形式

- 申請から承認までの流れ

- 誰が申請し、誰が承認するのか

- 差し戻しや再提出があるか

- 現在どの作業に時間がかかっているか

- ChatGPTをどの部分に使いたいか

最初から仕様書を作っていただく必要はありません。

今使っているExcelや、簡単な作業手順を共有いただければ、こちらで整理できます。

もちろん、個人情報や社内の機密情報は伏せた状態で構いません。

AIを使うこと自体が目的ではなく、毎日の業務を楽にすることが目的です。

ChatGPTを使わず、GASやExcelだけで対応できる部分もあります。

逆に、文章を整理する工程が多いなら、ChatGPT APIを組み合わせるメリットがあるかもしれません。

そのあたりも含めて、ご提案できます。

▼ AIと業務システムを組み合わせた開発のご相談はこちら

▼ まだ仕様が決まっていない方向けの業務改善相談はこちら

申請書を作る時間が短くなっても、その後の承認や転記が手作業なら、まだ改善できるところがあります。

AIに任せる仕事。

プログラムに任せる仕事。

人が判断する仕事。

この3つをきちんと分けることが、使いやすい業務システムへの近道だと思っています。