箇条書きのメモはあるけれど、文章にできないときのまとめ方

「話したいことはあるけれど、文章にするのが難しい」

職場での短いスピーチや発表などでは、こうした悩みがあります。

実際には、文章を書くための材料がまったくないわけではありません。思いついたことを箇条書きにできているなら、すでに文章の材料はそろっています。

必要なのは、メモに書かれている内容を整理して、聞き手が理解しやすい順番に並べることです。

今回は、箇条書きのメモを短いスピーチにまとめるときの考え方をご紹介します。自分で文章を作るときはもちろん、文章作成を依頼するときに、どのような材料を用意するとよいかを考える際にも参考になります。

こんな状態になっていない？

文章にしたいテーマは決まっているのに、次のような状態になっていないでしょうか。

- 思いついたことを箇条書きにはできる

- 出来事や感想はいくつか思いつく

- しかし、どの順番で書けばよいか分からない

- 一つひとつの内容は書けても、一つの話としてまとまらない

この場合、材料が足りないとは限りません。

メモの段階では、自分が思いついた順番で情報が並んでいても問題ありません。

しかし、それを他の人に伝える文章にする場合は、聞き手が内容を追いやすいように整理する必要があります。

元のメモ

たとえば、職場での短い発表を作るために、次のようなメモがあるとします。

- 仕事の準備が遅くなりやすい

- 必要なものを直前になって探すことがある

- そのため、予定していた作業に時間がかかることがある

- 早めに準備することが大切だと感じた

- これからは前もって準備するようにしたい

このメモには、文章を作るための材料がすでに入っています。

ただし、情報が箇条書きで並んでいるため、このままでは「何があって、そこから何を感じ、これからどうするのか」という流れが見えにくい状態です。

どこを整理する？

ポイントは、情報を役割ごとに分けて、順番を整えることです。

短いスピーチであれば、次のように考えると文章を作りやすくなります。

1. 何について話すのか

2. 実際に何があったのか

3. その出来事から何に気づいたのか

4. これからどうするのか

すべての文章にこの形が必要というわけではありません。

ただ、出来事をもとに自分の考えを話すタイプの短いスピーチでは、この順番に整理すると、メモから文章を作りやすくなります。

文章にするための考え方

① まず、話のテーマを決める

最初に「何について話すのか」をはっきりさせます。

たとえば、今回の例なら「仕事の準備」がテーマです。

テーマが決まると、メモの中から、その話に必要な情報を選びやすくなります。

② 関係する出来事をまとめる

メモに書いた内容を、すべて同じ重さで文章に入れる必要はありません。

テーマに直接関係する出来事を選び、つながりのある情報をまとめます。

短いスピーチなら、具体例を詰め込みすぎないことも大切です。

③ 出来事から「気づき」につなげる

出来事だけを並べると、単なる報告になりやすくなります。

「その経験から何を感じたのか」「何に気づいたのか」を入れることで、その人が何を伝えたいのかが分かりやすくなります。

④ 最後に「これから」を置く

最後に今後の行動を入れると、文章がまとまりやすくなります。

「こういうことがあった」

↓

「そこからこう感じた」

↓

「だから、これからこうしたい」

という流れです。

作成後の文章

先ほどのメモを整理して文章にすると、次のようになります。

今日は、仕事の準備についてお話しします。

私は、準備を後回しにしてしまうことがあります。そのため、必要なものを直前になって探すことがあり、予定していた作業に時間がかかってしまうこともあります。

こうした経験から、早めに準備しておくことが大切だと感じました。

これからは、できることを前もって済ませるよう心がけたいと思います。

メモの内容を大きく増やしたわけではありません。

もともと書かれていた情報を、「テーマ→出来事→気づき→これから」という順番に整理して、文章としてつないだだけです。

なぜ文章として伝わりやすくなる？

大きな理由は、聞き手が話の流れを追いやすくなるからです。

最初にテーマを示すことで、「これから何について話すのか」が分かります。

その後に具体的な出来事が続き、そこから気づきにつながります。

最後に今後の行動を置くことで、話の終わりも分かりやすくなります。

つまり、

テーマ → 出来事 → 気づき → 行動

という流れができています。

箇条書きの段階では情報がバラバラに見えていても、それぞれの役割を考えて順番を整理すれば、一つの文章として形にすることができます。

「文章を書くのが苦手だから、スピーチを作れない」と考える必要はありません。

まずは、手元のメモを見ながら、

「これはテーマなのか」

「これは出来事なのか」

「ここから何に気づいたのか」

「最後に何を伝えたいのか」

と整理してみると、文章を作りやすくなります。

まとめ

箇条書きのメモから短いスピーチを作るときは、情報を増やすことよりも、すでにある情報を整理することが大切です。

- まず、何について話すのかを決める

- テーマに関係する出来事をまとめる

- 出来事から得た気づきを入れる

- 最後にこれからの行動につなげる

「言いたいことはあるけれど、文章にできない」というときは、材料が足りないのではなく、情報の並べ方が決まっていないだけかもしれません。

まずは箇条書きのままで構わないので、思いついたことを書き出してみてください。そこから順番を整理すると、文章の形が見えてきます。

文章作成・添削のご相談について

「言いたいことはあるけれど、自分で文章にまとめるのが難しい」という場合は、箇条書きやメモの段階からご相談いただけます。

用途や読み手に合わせて、いただいた材料をもとに、伝わりやすい文章へ整えるお手伝いをしています。