毎日のExcel作業、どこから自動化する？GASで始める業務効率化の第一歩

「今月も、この集計作業か……」

月末になるたびに、同じ手順でファイルを開き、同じ列をコピーし、同じ計算式を入れ直す。バックオフィスや事務のお仕事をされている方なら、一度はそう感じたことがあるのではないでしょうか。

「自動化した方がいいのはわかっている。でも、何から手をつければいいのかわからない」——こうした声は、事務やバックオフィスの現場でよく耳にするものです。この記事では、日々のExcel・スプレッドシート作業のうち「自動化に向いている作業」の見分け方と、Google Apps Script（GAS）を使った自動化でできることを、専門知識がない方にもわかるようにご紹介します。

【自動化に向く作業の見分け方】

すべての作業が自動化に向いているわけではありません。まずは「これは自動化候補かも」と気づくためのポイントを3つご紹介します。

1. 「毎回同じ手順」を繰り返している作業

たとえば、こんな作業はありませんか？

・毎週月曜日に、複数店舗の売上ファイルを1つのシートにまとめている

・毎月末、勤怠データを部署ごとに集計してレポート化している

・問い合わせフォームの回答を、手作業でスプレッドシートに転記している

手順が毎回ほぼ同じであれば、それは「人が判断しなくても機械的にできる作業」である可能性が高く、自動化の効果が出やすい部分です。

2. 「コピー＆ペースト」が中心の作業

複数のファイルやシートから数字をコピーして、別の場所に貼り付ける。この繰り返しは、時間がかかるだけでなく、貼り付け先の行がずれる・数字を1桁打ち間違えるといったミスも起こりやすい作業です。「時間がかかる」と「ミスが起きやすい」の両方に当てはまる作業は、自動化の優先度が高いと考えてよいでしょう。

3. 「誰かに定期的に送っている」資料がある作業

日報・週報、部署別の実績レポートなど、決まったタイミングで決まった相手に送る資料も自動化向きです。集計から資料の体裁づくりまでを自動で行い、あとは送るだけの状態にできれば、担当者の負担は大きく減ります。

逆に、内容によって毎回判断が変わる作業（お客様ごとに対応方針を考える、イレギュラーな案件を都度確認するなど）は、自動化よりも人の判断が活きる領域です。すべてを自動化するのではなく、「繰り返し」「転記」「定型レポート」の3つを軸に、自動化できる部分から手をつけるのが現実的な進め方です。

【GAS（Google Apps Script）でできること】

自動化候補が見えてきたら、次はどんな方法があるかです。Excelのマクロ（VBA）が有名ですが、普段Googleスプレッドシートをお使いの場合は、GAS（Google Apps Script）という仕組みが選択肢になります。GASはGoogleが提供する無料のスクリプト機能で、スプレッドシートやGmail、Googleフォームなどを組み合わせて自動処理を作ることができます。

具体的には、次のようなことが可能です。

・複数シート・複数ファイルのデータ集計：各担当者が入力したシートを、指定した形式で1つのシートに自動でまとめる

・フォーム回答の自動反映：Googleフォームの回答を、条件に応じて別シートに振り分けながら記録する

・定型レポートの自動作成：決まったフォーマットの日報・週報を、元データから自動で組み立てる

・時間・条件をトリガーにした自動実行：「毎朝9時に前日分を集計する」「フォームが送信されたら通知する」といった、時間や出来事をきっかけにした自動処理

・既存マクロ・スクリプトの見直し：以前作られたけれど動きが重い・エラーが出るという場合の原因調査と修正

Excelマクロ（VBA）とGASは得意分野が異なりますが、「毎回同じ手順を繰り返す」「複数ファイルをまたいで集計する」という悩みであれば、多くの場合どちらかの方法で解決の糸口が見つかります。

【最初の一歩の踏み出し方】

いざ自動化を検討しようとすると、「自分の作業は自動化できるレベルなのか」「専門知識がないと発注もできないのでは」と足踏みしてしまう方も少なくありません。ですが、最初の一歩はそれほど難しく考える必要はありません。

まずは、現在の作業を紙一枚に書き出してみることをおすすめします。

・どんなファイル（Excel／スプレッドシート）を使っているか

・どこから、どこへ、何を移しているか

・その作業にどれくらいの時間がかかっているか

・週に何回、月に何回発生する作業か

この4点が整理できていれば、専門家に相談する際も「こういう作業を自動化したい」と的確に伝えられます。無理に完璧な仕様を作る必要はなく、現状の手順をそのまま伝えるだけでも、自動化できる部分・できない部分の切り分けは可能です。

いきなり大がかりな自動化を目指すのではなく、「まずは一番時間がかかっている作業ひとつだけ」から始めるのも有効な考え方です。小さく始めて効果を確認できれば、次にも取り組みやすくなります。

【まとめ】

日々の業務の中には、「繰り返し」「コピー＆ペースト」「定型レポート」という3つのキーワードに当てはまる、自動化候補の作業が意外と多く隠れています。すべてを一気に変える必要はなく、時間がかかっている作業からひとつずつ整理していくことが、業務効率化の現実的な第一歩です。

現在の作業手順を書き出してみるだけでも、自動化すべきかどうかの判断はぐっとしやすくなります。まずはそこから始めてみてはいかがでしょうか。

船橋ワークスでは、Excelマクロ（VBA）やGAS（Google Apps Script）を使った業務自動化のご相談を承っています。「この作業は自動化できるのか知りたい」という段階からでもお気軽にご相談ください。

なお、本記事の制作にはAIツールを活用し、内容の確認・最終判断は人が行っています。