予算が合わないときに考えること

こんにちは、kamedassouです。

お見積りをお出ししたあと、「ちょっと予算が足りなくて…」と言われることがあります。正直に話していただけるのは、とてもありがたいことです。

そんなとき、私はすぐに「では今回は見送りで」とは言わないようにしています。作る範囲や進め方を少し変えるだけで、ご予算の中に収まることが意外と多いからです。

今日は、実際の取引で私がしてきた工夫を紹介します。

作業を分担する

ある会社さまからのご依頼で、ご予算が私の見積りを大きく下回っていたことがありました。

お話をうかがうと、ご要望はもうかなり固まっていました。どこをどう直したいかを、お客さまがExcelに書き込んで用意してくださっていたのです。

そこで、こんな分担をご提案しました。

・入力の例やテストの一部は、お客さまの側で受け持っていただく

・画面の確認は、1回で終える

私の作業時間が減るぶん、ご予算に近づけられます。お客さまにとっても、自分の業務をいちばんよく知っている人がテストをするので、安心につながります。

作る範囲を絞る

見積りシステムのご相談では、「マスタから自動で計算する部分」がいちばん費用のかかるところでした。

そこで、「よく使うものだけを自動にして、めったに使わないものは手で入力する形にすれば、費用を下げられます」とお伝えしました。

全部を自動にしなくても、毎日の作業はぐっと楽になります。どこまで自動にするかは、ご予算と使い方を見ながら一緒に決めればいいと思っています。

追加の要望は1件ずつ分けて返す

作っている途中で、「ここもこうしたい」というご要望をいただくことはよくあります。

そんなときは、ひとまとめに「追加でいくらです」とはお返ししません。1件ずつ、

・「これは今の範囲で対応します」

・「これは〇時間ほどかかります」

と分けてお返ししています。

あるお客さまからは、改修案をExcelの画面に吹き出しで書き込んで送っていただきました。私も吹き出しごとに回答を書き込んでお返ししました。どれをお願いして、どれを見送るかを、お客さまが選べるようにするためです。

すぐに答えが出せないものもあります。そのときは「これは別の件として、できるかどうか後で調べさせてください」と切り分けて、今の作業を止めないようにしています。

決めた金額は動かさない

これは私が大事にしていることです。

一度お引き受けした金額は、追加のご要望でなければ、あとから上げないようにしています。作業を始めてから「思ったより時間がかかる」と分かっても、それは私の見積りの問題です。

逆に、お客さまから「もっと払ってもいいですよ」と言っていただいたこともありました。そのときも見積りどおりでお受けしました。ありがたいお申し出でしたが、「その分は、あとで何か追加したくなったときのために取っておいてください」とお伝えしています。

認識がずれたときは、正直に話す

それでも、うまくいかないことはあります。

あるご依頼で、テストのあとにいただいた追加のご要望のうち2つについて、費用の考え方がお客さまと私とでずれていました。

このときは、その2つは追加の費用なしで対応しました。そのかわり、別のご要望を1つ見送っていただけないか、理由を添えて率直にお願いしました。

結果的に、見送っていただいたはずのご要望も、作り直しの流れの中で対応することができました。お客さまからは「度重なる要望や仕様の変更に対しても、最後まで真摯に」という評価をいただきました。

言いにくいことでも、早めに正直に話したほうが、最後はお互いに気持ちよく終われると感じています。

振り返ってみて

予算が合わないときにできることは、思ったよりたくさんあります。

・作業を分担する

・作る範囲を絞る

・要望を1件ずつ選べるようにする

そして、決めた金額は動かさないこと。困ったときは正直に話すこと。

「予算が少ないから頼めない」と思う前に、まずはご予算を教えていただけるとうれしいです。

こんな方は、ご相談ください

・見積りを取ったら、予算を超えてしまった

・全部でなくていいので、いちばん困っているところだけ直したい

・社内でテストや確認を手伝える人がいる

「この予算で、どこまでできますか？」というご相談からでも大丈夫です。一度ご相談ください。

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