作りかけ・作者不在のAccessを捨てずに活かす

こんにちは、kamedassouです。

「途中まで作ったけど、どうにもならなくなった」

「作った人がもういなくて、誰も直せない」

こんなAccess、社内に眠っていませんか？

作り直すのは、実はいちばん簡単な方法です。でも、それまでにかけた手間も、使い慣れた画面も、全部なくなってしまいます。だから私は、まず「今あるものを活かせないか」から考えるようにしています。

実際にあったご依頼を、いくつか紹介します。

ご自身で途中まで作ったAccess

「初心者が作ったので、すっきりさせたい。間違いも直したいし、検索機能も付けたい。内容が独特なので、一度ビデオで説明したい」というご相談でした。

ご購入の翌日にビデオで打ち合わせをしました。事前にお預かりしたAccessは、打ち合わせの前に読み込んでおきます。そのうえで、「このシステムはこういう流れで動いています」と文章にまとめてお返ししました。

最初にこの「流れ」をお互いにそろえておくと、そのあとの話がとても早くなります。

作業の中では、こんな工夫もしました。

・一覧の表をそのまま書き換えられる作りになっていましたが、データの食い違いが起きやすい作りです。そこで、編集用の画面を別に用意しました。ボタンの名前は、お客さまの呼び方に合わせています。

・「発見事項なし」のチェック欄を、入力の流れに合わせて2か所に置きました。入力し終わってから「あ、ここは要らなかった」とがっかりしないようにするためです。

このお客さまからは、そのあと2回続けてご依頼をいただきました。（3回目のお話は、このあとに書きます）

作った人と連絡が取れないAccess

「作った方と一度だけ連絡が取れたけど、そのあと取れなくなった。中身を直せるようにできませんか」というご相談でした。

このときは、お見積りの前に「プログラムを取り出せるかどうか」を先に調べて、画面の画像でお見せしました。

「できるかどうか分からないけど、とりあえず買ってください」とは言いたくなかったからです。

対象はプログラムの入ったファイルだけで、データの入ったファイルは触らない、と範囲もはっきりお伝えしました。ご依頼の当日に納品し、次からご自身で中身を書き出せるように手順書もお付けしています。

退職された方が作ったAccess

作った方は海外のグループ会社の方で、すでに退職されていました。

単価が変わるたびに、表を丸ごと貼り替えて、それに合わせてクエリを全部直していたそうです。毎回、かなりの手間ですよね。

最初は「何に困っているか」がはっきりしなかったので、こちらから例を挙げながらお聞きしました。

そのうえで、検索がいつも同じ名前の表を見るように作りを変えました。過去の表は消さずに、履歴として残しています。

いきなり作り変えるのではなく、動くサンプルと「運用はこんなイメージです」というExcelを先にお見せして、納得していただいてから進めました。

「自分で直したい」というご依頼

最初に紹介した、作りかけのAccessのお客さまの3回目のご依頼です。

大事なデータを入れて使っているので、ファイルは預けずに、直し方を教えてもらって自分で直したい、とのことでした。さらに、以前私が「それは難しいです」とお答えした表示も、やっぱりやりたい、と。

表示の方法を、プルダウン形式と一覧表形式の2通り、画像付きで比べてお見せしました。するとお客さまから「こういう見せ方はどうでしょう」とアイデアをいただき、それをヒントに実現する方法を思いつきました。一度「難しい」と言ったことができたので、私もうれしかったです。

直す手順はマニュアルにまとめてお渡ししました。あとから「削除するときの手順がない」とご指摘をいただき、2通りのやり方を書き足しています。

大事にしていること

今あるものをまず読み込んで、「どこを直せば足りるか」から考えます。

本当に作り直したほうがいいときは、その理由をきちんとお伝えします。

こんなAccessがあれば、ご相談ください

・自分で途中まで作ったけど、行き詰まっている

・作った人がいなくなって、誰も中身が分からない

・毎月・毎回の作業に、やたらと手間がかかっている

「捨てるしかないかな」と思う前に、一度ご相談ください。

https://coconala.com/services/3883949