初めてのゴルフコンペ幹事へ｜最初に決める5つと募集文の見本

「次のコンペ、幹事をお願いしてもいい？」

引き受けたあと、何から手をつけるかで止まってしまう。そんなときは、いきなり組み合わせ表を完成させなくても大丈夫です。

先に決めたいのは、参加する人が予定と費用を判断できること。最初の準備を5つに絞って、最後にコピーして使える募集文を置きました。

1．日程は「候補」と「確定」を分ける

まだゴルフ場を押さえていないなら、候補日の都合を聞くところから。募集の文章で「開催します」と言い切ると、受け取った人は確定した予定だと思ってしまいます。

「この日を候補にしています」「予約できたら改めて案内します」と、一言添えておきましょう。

2．人数は、参加・不参加・未定で控える

全員がすぐに返事をできるとは限りません。「参加できそう」と「参加します」を同じ印にしないだけでも、あとで確認しやすくなります。

名簿には氏名、返事、次に確認する日を。返信を探すために、毎回メッセージをさかのぼらなくて済むようにします。

3．金額は「いくら」だけでなく「誰に払うか」まで

プレー料金と、賞品や表彰式などのために集める会費。これを分けて書くと、当日の支払いが分かりやすくなります。

昼食・税・追加料金が含まれるかも予約先へ確認。「参加費だけ見て、この金額で全部済むと思っていた」を防ぐためです。

4．人数が変わったときの条件を聞いておく

予約時には、人数や組数を変更できる期限、キャンセル料、3名以下の組になった場合の追加料金を確認します。

一律のルールを当てはめず、予約したプランの条件を控えてください。あとで人に説明するときのために、確認した日も一緒に残しておくと安心です。

5．最初の案内には、返信期限をひとつ置く

組み合わせや賞品まで決まっていなくても、出欠の確認は始められます。未確定の項目を無理に埋めず、「いつまでに何を返信してほしいか」を明確にしましょう。

コピーして使える、参加募集の見本

以下は募集文のひな形です。実在の開催案内ではありません。【 】を置き換え、予約が確定してから使ってください。金額と条件は予約先の確認内容に合わせます。

件名：【大会名】ゴルフのお誘い／【開催日】

みなさん、こんにちは。【幹事名】です。

【開催日】に【ゴルフ場名】でゴルフを予定しています。

都合が合えば、ぜひご一緒しましょう。

・開催日：【年月日・曜日】

・場所：【ゴルフ場名】

・集合：【時刻・場所】

・募集人数：【人数】人、【組数】組予定

・プレー料金：【金額】円／【含まれるもの・別料金】

・会費：【金額】円／【使い道】

・支払い：【プレー料金は各自精算、会費は幹事へ、など】

・競技方法：【方法／親睦のみ、など】

・変更やキャンセル：【確認済みの条件】

【回答期限】までに「参加・不参加・未定」のいずれかで返信をお願いします。

未定の場合は、分かりそうな時期も教えてもらえると助かります。

変更の可能性が出たら、早めに一言いただけるとうれしいです。

回答を急がせたいときほど、「未定でも返せる」形にしておくと、状況を把握するきっかけになります。あとは決まった情報を少しずつ足していけば大丈夫です。

名簿や会計表も、まとめて用意したい方へ

ここからは出品中の商品のご案内です。

「ゴルフコンペ幹事セット」を500円で販売しています。40人・10組までの名簿、組み合わせ、会計、段取りに、案内文8場面と当日の台本などを合わせたExcel10シートです。

参加者番号から氏名・出欠を表示し、未割当・二重割当、未収や返金が必要な額を確認できます。組分けは手動です。

数人の集まりで、今回の募集文と簡単なメモで足りるなら、まずはそれで進めてかまいません。表もまとめて使いたいときに、ご覧ください。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmuqtypw104mcao0hgmd38h36

買う前に、中身を少し見てください

表は、使う場面を想像できると選びやすくなります。販売中のブックから、組み合わせ・会計・案内文の見本を載せました。氏名・時刻・人数・金額は説明用の架空例です。表の表示は作成環境によるもので、お使いのソフトによって見え方が変わる場合があります。

① 名簿の番号を使って、組み合わせ表へ名前を表示

誰と誰を同じ組にするかは、幹事さんが決めます。参加者番号を入れると氏名と出欠が表示されるので、名前を何度も打ち直さずに準備できます。

② 予定と実際のお金を、並べて確認

この例では、会費予定36,000円に対して受取33,000円、未収3,000円。支出実績29,000円を引いた台帳残高は4,000円です。手元にあるお金を数えて「手元残高」へ入れ、差がないか確認します。掲載額は料金の目安ではありません。

③ 案内文は、必要な場面からコピー

募集、お礼、会計報告など8場面を収録しています。文章の【 】を自分の予定に合わせて置き換え、不要な行を削って使います。案内文の自動送信機能はありません。

最初から10シートを全部埋めなくても大丈夫。「設定と状況」に開催の基本情報を入れ、「参加者」で出欠を控えるところから始められます。入力の順番は、同じファイルの「使い方」にまとめています。

スマホだけで使いたい方や、順位・新ペリアを自動計算したい方には、このセットは向きません。PCで名簿や会計、案内文をまとめて用意したい方向けです。

購入前に：PCで.xlsxを編集できる表計算ソフトが必要です。PDF・TXTは付属しません。順位・ハンディ・新ペリアの計算機能はありません。作成環境とLibreOfficeで計算確認済み。Microsoft Excelアプリ・Googleスプレッドシートでの実操作は未検証です。詳しい仕様は商品ページをご確認ください。

手順の参考：GDO「ゴルフコンペ幹事マニュアル」（2026年10月3日確認）。料金や変更条件は、予約先の最新の案内を優先してください。