Google Workspace上に「AI部署」を構築する新サービスを公開します

Google Workspace上に、業務ごとの担当AI、統制担当AI、ナレッジ基盤を配置する「AI部署」の構築サービスを公開します。

単体の生成AIを導入するサービスではありません。社員が「どのAIを使えばよいか」を毎回考えなくても、問い合わせ、社内規程、経理、法務、営業など、目的に応じた担当AIへ相談できる仕組みを整えます。

一方で、権限変更、支払、契約締結、対外送信、最終承認などはAIに実行させず、人間の責任者へ引き継ぎます。

■ AIを「ツール」ではなく「部署」として設計

ひとつのチャット画面へあらゆる業務を依頼すると、参照してよいデータ範囲、担当部署、回答根拠、AIが判断してよい範囲が曖昧になりがちです。

そこで、AIを実際の組織と同様に担当分けします。

AI部署

・AI運用・受付：受付・自動振分AI

・業務支援：問合せ、社内規程、総務・申請、人事・労務、経理・財務、法務・契約、営業支援、顧客・案件管理、ITヘルプデスク

・ナレッジ・人材育成：ナレッジ管理、教育・AI活用

・AI統制・監査：データガバナンス、アクセス権限管理、品質レビュー、ログ・監査

■ 担当AIが社員の業務を支援

例えば「育児休業制度について教えてほしい」という質問では、人事・労務担当AIが承認済みの制度資料を探し、参照文書、更新状態、適用条件、確信度、担当者への確認事項を添えた回答案を作ります。AIが採用、評価、懲戒などの人事判断を確定することはありません。

経理・財務担当AIは請求書や月次資料の照合案を作成できますが、支払、送金、仕訳確定、税務申告は実行しません。法務・契約担当AIは契約条項の差分やリスク候補を整理しますが、法的判断や契約締結は責任者へ引き継ぎます。

■ Gemini、Gem、NotebookLM、GASの役割分担

・Gemini：日常的な検索、要約、下書き

・カスタムGem：担当AIごとの役割、禁止事項、回答形式

・NotebookLM：規程、法務、経理、案件などの根拠付き調査

・Google Drive：社内情報と権限の正本

・Google Sheets：AI、権限、知識ソース、運用状態の管理台帳

・Apps Script：自動振分、台帳更新、監査ログ、安全確認

対話を得意とする業務はカスタムGem、文書群を根拠とする調査はNotebookLM、フォルダ操作や監査はApps Scriptというように役割を分けます。

■ AIにフォルダ権限を直接与えない

担当AIがアクセスできる情報は、プロンプトに記載されたURLだけで決めません。

利用者 → Google Workspaceアカウント → Googleグループ・Drive権限 → 担当AIアクセス台帳 → データ区分・フォルダポリシー → 承認済み知識ソース → Gemini／Gem／NotebookLM

プロンプトに「人事資料を読んでよい」と書かれていても、利用者にDrive権限がなければ参照できません。未登録、期限切れ、所有者不在、旧版との競合、データ区分不明の場合は、AIが推測せず保留または人間への確認を行う設計にします。

■ プロトタイプで用意した構成

・標準担当AI：16種類

・GeminiカスタムGem：12種類

・NotebookLM構成テンプレート：9種類

・担当AIプロンプト：共通基底＋役割別

・AIアクセス権限テンプレート：40件

・知識ソース管理テンプレート：30件

・共有ドライブ構成：8領域

・AI動作確認用Google Docs：74件

・Web一次情報カタログ：24件

・自動フォルダ振分・監査用Apps Script

・AI、権限、Gem、NotebookLMを管理する統合スプレッドシート

動作確認用資料には、正常ケースだけでなく、例外、情報不足、旧版、矛盾、エスカレーション事例も含めています。

■ 導入後の利用イメージ

資料受付 → 自動振分AI → 担当AIによる回答・成果物案 → 品質レビューAI → 人間の責任者による承認 → 公開・送信・納品

AIに人間を置き換えさせることが目的ではありません。各部署の知識と業務手順を担当AIへ整理し、人間が判断・承認すべき領域を残したまま、検索、整理、照合、下書き作成を速くすることが中心です。

■ 新サービスの内容

基本料金は100,000円です。16種類の標準テンプレートから対象業務を選び、AI受付1、業務担当AI4、統制AI2の計7担当を初期構築します。カスタムGem最大4種類、NotebookLM最大3冊、Driveと管理台帳、Apps Script初期版1本を整備し、構築した各AIの使い方を90分×5回のビデオチャットで説明します。

Google Workspaceや各AIの契約・ライセンス費、大規模な既存文書整理、独自システム開発、全社展開は基本料金に含みません。会社規模、対象部署、資料量によって設計が変わるため、サービスページから購入前に見積り相談をお願いします。