PTA・自治会の新任役員になったら最初に確認したい6つ｜引継ぎ直後のチェック

PTAや自治会の役員を引き継いだ直後は、

資料を全部読むことより先に確認しておきたいことがあります。

新任のときに怖いのは、

「何を知らないのか、自分でも分からない」状態です。

前年のファイルが何十個あっても、

次の締切が明日なら、まず知るべきなのはそこです。

逆に、細かい過去資料を全部読み込んでも、

未処理の仕事やログインできないアカウントが残っていれば、すぐ困ります。

そこで今回は、

引継ぎを受けた直後に、前任者へ確認しておきたいことを6つに絞ります。

## 1．「次に来る締切」は何か

最初に確認したいのは年間予定全体ではなく、

「次に何をしなければならないか」

です。

たとえば、

・会議資料の提出

・施設予約

・参加人数の回答

・会費や支払い

・案内文の配布

・学校や地域への連絡

など。

まずは今後1か月程度を見て、

「日付が決まっているもの」

「遅れると相手に迷惑がかかるもの」

を先に拾います。

前任者へは、

「次に期限が来る仕事は何ですか？」

と聞くのが一番早いです。

## 2．「終わっていない仕事」は残っていないか

引継ぎ資料には、

完了した仕事と未完了の仕事が混ざっていることがあります。

確認したいのは、

・依頼済みだが返事待ち

・注文済みだが未受取

・会計処理が未完了

・参加者への連絡が途中

・次の担当者が未定

・確認待ちで止まっている案件

などです。

ここは過去の経緯を全部聞くより、

「今、途中で止まっているものはありますか？」

と確認します。

新任役員が一番困るのは、

存在を知らないまま期限だけ来ることです。

## 3．「誰に聞けば分かるか」を確認する

引継ぎを受けた直後に、

すべてを覚える必要はありません。

むしろ重要なのは、

分からないときの確認先を知っていることです。

たとえば、

・学校側の窓口

・自治会館や施設の担当

・会計関係を確認できる人

・行事ごとの経験者

・備品の保管場所を知っている人

・システムやアカウントを管理している人

です。

名前だけではなく、

「何について聞く人なのか」

までセットで確認しておくと、

あとで連絡先一覧が役立ちます。

## 4．「自分が使えないと困るもの」にアクセスできるか

資料があっても、

必要なものを開けなければ仕事は進みません。

引継ぎ直後に確認したいのは、

・共有フォルダ

・団体用メール

・オンラインストレージ

・SNS

・予約サービス

・会計データ

・印刷や備品に関する保管場所

などです。

ここで大事なのは、

パスワードを一覧表へそのまま書き残すことではありません。

「何のサービスがあるか」

「誰が管理しているか」

「どの方法で権限を引き継ぐか」

を確認します。

必要な権限が自分へ引き継がれ、ログインできる状態になっているかは、

前任者と連絡が取れるうちに確認しておいた方が安全です。

## 5．「お金」と「物」は現状を確認する

会計担当でなくても、

自分の役割に関係するお金や備品は確認しておきます。

たとえば、

・未精算の立替

・これから発生する支払い

・集金途中のもの

・購入済みの備品

・保管場所

・不足や故障

・誰かが一時的に預かっているもの

です。

「去年もあったはず」

「誰かが持っているはず」

のまま進めると、

行事直前に探すことになります。

金額や数量を細かく覚える必要はありません。

まず、

「何が動いている途中なのか」

を確認します。

## 6．前任者に「今年だけの注意点」を聞く

これは資料だけでは拾いにくい部分です。

たとえば、

・今年だけ日程が違う

・担当者が変わった

・施設の使い方が変わった

・去年までのやり方を変更した

・特定の行事だけ例外がある

・次年度から見直す予定がある

など。

前任者へ最後に、

「通常と違うこと、今年だけ気をつけることはありますか？」

と聞いてみてください。

この一言で、

資料に残っていない注意点が出てくることがあります。

## 最初から全部理解しなくていい

新任役員になった直後に、

前年の資料を全部読み込み、

すべての仕事を理解しようとすると大変です。

まず確認するのは、

1．次の締切

2．未完了の仕事

3．確認先

4．必要なアクセス

5．お金・備品の現状

6．今年だけの注意点

この6つ。

ここが分かれば、

「何から手をつければいいか分からない」状態から抜けやすくなります。

## 引継ぎ資料を一から作り直したくない方へ

「前任者から受け取った資料がバラバラだった」

「次の人には、もう少し分かりやすく渡したい」

という場合に使えるよう、

Word 7点・Excel 8点、合計15ファイルの

「PTA・自治会の引継ぎテンプレ15点セット」を用意しています。

役員引継ぎ書、年間スケジュール、行事タスク管理表、

担当・連絡先整理表、引継ぎチェックリスト、

会計・備品・アカウント引継ぎ、各種案内文などを、

自分の団体向けに編集して使える形式です。

PTA向け・自治会向けの使い方と記入例も入れています。

必要なところだけ書き換えて使いたい方は、

こちらで内容を確認できます。

https://coconala.com/services/4448260