毎月の手作業を減らす、スプレッドシート自動化の考え方3つ

毎月同じ集計や転記に、時間を取られていませんか。業務改善ラボの新川です。小さな手作業を減らすときに、私が最初に確認する3つのことをまとめます。

1. 「毎回同じ形か」を確認する

自動化できるかどうかは、作業の中身より「入力の形が毎回そろっているか」で決まります。列の並びや日付の書き方が毎回違うと、先に形をそろえる作業が必要です。まずはサンプルを3か月分ほど見せていただき、そろっている部分と崩れる部分を分けます。

2. 数式で足りるか、GASが必要かを見分ける

月別・商品別の集計や、条件による色分けは、関数やピボットテーブルで足りることが多いです。GAS（Google Apps Script）は、別のシートへの転記、メール送信、毎朝の自動実行のように、人が操作しないと動かないことを動かしたいときに使います。大きく作る前に、数式だけで解決できないかを先に試します。

3. 小さく作って、人が確認する場所を残す

最初から全部を自動にすると、間違いに気づきにくくなります。まず一部の作業だけを自動化し、合計値の照合や、おかしな行のチェックなど、人が確認する場所を残します。使いながら少しずつ範囲を広げるほうが、結果として早く安定します。

個人情報や機密情報は、伏せるか仮のデータに置き換えてご相談ください。私は生成AIを開発の補助に使い、動作と数値を確認してからお渡しします。「うちの作業も自動化できるかな」という段階でも構いません。ココナラの出品サービスやメッセージから、お気軽にご相談ください。