飲食店・小売店のシフト表をExcelで作るときの5つのポイント｜休憩・深夜・残業の計算でつまずかない

「シフトは Excel で作っているけれど、勤務時間の計算は月末に電卓で」「深夜の時間や休憩を引いた時間が、合っているか不安」。飲食店や小売店の店長さんから、よく聞くお悩みです。

シフト表を Excel で作るとき、最初に決めておくと計算でつまずかないポイントがあります。この記事では、5つのポイントを紹介します。

ポイント1：シフトは「記号」で入れる

1人ずつ毎日「9:00〜15:00」と打つと、入力の手間もミスも増えます。「A＝9:00〜15:00」「B＝15:00〜22:00」のように、シフトの種類を記号にしておくと、記号を選ぶだけで出勤・退勤の時刻が決まります。

記号と時刻の対応は、別のシートに一覧にしておきます。時間帯を変えるときも、一覧を1か所直すだけで済みます。

ポイント2：休憩は「何時間働いたら何分」で決めておく

労働基準法では、働く時間が6時間を超えたら少なくとも45分、8時間を超えたら少なくとも1時間の休憩が必要です。

お店のルール（たとえば「6時間を超えたら45分」）を表にしておき、勤務時間から自動で差し引くようにすると、計算のばらつきがなくなります。

ポイント3：深夜は「22時〜翌5時」を分けて数える

午後10時から午前5時までの勤務は、深夜の割増（2割5分以上）の対象です。閉店後の片づけで22時を過ぎる日もあるので、深夜の時間だけを分けて数えておくと、人件費の見込みが正確になります。

日付をまたぐシフト（例：18:00〜翌1:00）は、退勤の時刻が出勤より小さくなるので、計算の式で「翌日」として扱う工夫が要ります。ここでつまずく表が多いので、最初に確かめておきましょう。

ポイント4：残業は「1日8時間」と「1週40時間」の両方を見る

法律で決められた労働時間は、原則として1日8時間・1週40時間です。これを超えた分が時間外労働（割増の対象）になります。常時10人未満の飲食店や小売店などは、1週44時間の特例があります。

1日の残業はシフト表から計算しやすいのですが、1週の残業は見落としがちです。どちらを数えるかを、お店のルールとして決めておきましょう。

ポイント5：人件費の見込みを、シフトを組んだ時点で出す

時給と、深夜・残業の割増率を表にしておけば、シフトを組んだ時点で「今月の人件費はいくらくらいか」がわかります。忙しい日に人を厚くするか、平日を減らすか、数字を見ながら決められます。

決めるときの注意

休憩や割増のルールは、お店の就業規則によって違います。ここで紹介したのは法律の基本的な定めです。お店のルールを決めるときは、社会保険労務士などの専門家に確認してください。

作ってほしいときは

ココナラで、飲食店・小売店のシフト表と勤怠集計の Excel を、お店のルールに合わせて作るサービスを出品しています。シフト記号を選ぶだけで、休憩の差し引き・深夜・残業・人件費の見込みまで自動で計算します。すぐに使える形で十分な場合は、コンテンツマーケットのテンプレート（1,500円）もあります。