MOS Excel｜並べ替えとフィルターで表を整える｜申込締切11月16日・試験12月13日

MOS Excel｜並べ替えとフィルターで表を整える｜申込締切11月16日・試験12月13日

MOS Excelの第363回の申込締切は11月16日（月）、試験日は12月13日（日）です。申込締切まであと3日になりました。表を扱う課題で避けて通れないのが、データの「並べ替え」と「フィルター」です。どちらも表の見た目を整える操作ですが、仕組みと注意点が違います。なお、この記事の問題例は公式問題ではなく、MOSの出題範囲に沿って作ったオリジナルの練習問題です。

並べ替えの型

並べ替えは、表の行を、指定した列の値の順番に並べ直す操作です。売上金額の大きい順、名前の五十音順、日付の古い順など、基準になる列（キー）を1つ選びます。複数のキーを使うこともでき、たとえば「部署の順に並べ、同じ部署の中では売上金額の大きい順」という並べ替えもできます。

並べ替えで落としやすいのは、次の3点です。

1つ目は、見出し行の扱いです。表の1行目が見出し（項目名）の場合、見出し行を並べ替えの対象から外す必要があります。見出し行まで一緒に並べ替えると、項目名がデータの途中に紛れ込んでしまいます。並べ替えのダイアログで「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れるか、データの範囲だけを選んで並べ替えます。

2つ目は、範囲の選び方です。表の一部だけを選んで並べ替えると、選んだ列だけが並べ替わり、他の列との対応がズレてしまいます。たとえば名前の列だけを並べ替えると、名前と売上金額の組み合わせが壊れます。並べ替えるときは、表全体の範囲を選ぶのが基本です。

3つ目は、空白セルの扱いです。表の中に空白の行や列があると、Excelが表の範囲をそこで区切ってしまい、空白より下の行が並べ替えの対象から外れることがあります。並べ替えの前に、表の中に空白の行や列がないか確認しましょう。

フィルターの型

フィルター（オートフィルター）は、表の中から条件に合う行だけを表示する操作です。表の見出し行にフィルターのボタンを付け、たとえば「部署が営業部の行だけ表示する」「売上金額が10万円以上の行だけ表示する」といった絞り込みができます。フィルターは行を削除するのではなく、条件に合わない行を一時的に隠すだけです。フィルターを解除すれば、すべての行が再び表示されます。

フィルターで落としやすいのは、次の2点です。

1つ目は、フィルターをかけたままの操作です。フィルターで絞り込んだ状態でコピーや印刷をすると、表示されている行だけが対象になります。課題文に「フィルターを解除しなさい」とある場合は、絞り込みを解除してから次の操作に進みます。フィルターのボタンの色や、行番号の色が変わっていることが、フィルターがかかっている目印です。

2つ目は、条件の指定方法です。数値のフィルターでは「以上」「以下」「等しい」などの条件を選びます。「10万円以上」と「10万円より大きい」は、10万円ちょうどを含むかどうかが違います。課題文の条件を読み違えると、表示される行が変わってしまいます。

試験での使い分け

MOS Excelでは、課題文に「並べ替えなさい」「フィルターを設定しなさい」と操作が明記されます。並べ替えは表の行の順番を変える操作、フィルターは行を絞り込んで表示する操作です。どちらも表を扱う基本操作ですが、目的が違います。

また、試験では「見出し行を含めずに並べ替える」「条件に合う行だけを表示する」といった細かい指示が含まれることがあります。操作の名前だけでなく、見出し行の扱いや条件の指定まで含めて、指示どおりに作ることがMOSの得点のコツです。

練習問題

問1．並べ替えで、表の1行目が見出しの場合の正しい扱いはどれか。

1．見出し行も一緒に並べ替える

2．見出し行を並べ替えの対象から外す

3．見出し行を削除してから並べ替える

4．見出し行をデータの最後に移動する

問2．フィルターの説明として、正しいものはどれか。

1．条件に合わない行を削除する

2．条件に合う行だけを表示し、合わない行を一時的に隠す

3．表の行の順番を並べ替える

4．表の列を非表示にする

問3．並べ替えで、表の一部だけを選んで並べ替えた場合に起きることはどれか。

1．表全体が正しく並べ替わる

2．選んだ列だけが並べ替わり、他の列との対応がズレる

3．見出し行が自動で対象から外れる

4．空白セルが自動で埋まる

答え：問1＝2、問2＝2、問3＝2。問1の1は見出し行がデータに紛れ込むため誤りです。問2の1はフィルターでは行は削除されず、3は並べ替えの説明、4は列の非表示の説明です。問3の1は表全体を選んだ場合の説明です。

まとめ

並べ替えは「表全体を選び、見出し行を外して、キーの順に並べる」、フィルターは「条件に合う行だけを表示し、合わない行は隠すだけ」です。並べ替えでは範囲の選び方と空白セル、フィルターでは解除のし忘れと条件の読み違いに注意しましょう。申込締切まであと3日。並べ替えとフィルターは、実際のExcelで表を作って1回ずつ操作して確認しておきましょう。

MOS Excelの直前対策は、申込締切11月16日・試験12月13日に向けて、操作の型を1つずつ確認するのが近道です。並べ替えとフィルターは、VLOOKUP・XLOOKUPとあわせて押さえると、試験当日の操作が安定します。

※この記事はMOS Excelの出題範囲に沿って作成した解説で、公式問題ではありません。試験の最新情報はオデッセイ コミュニケーションズの公式サイトでご確認ください。