広報記事が専門用語だらけになるときは、読者の疑問に戻ろう

社内から届いた資料には専門用語が並び、記事にすると説明書のようになってしまう。中小企業の広報担当として、詳しさを残しながら読みやすくする方法に迷っていませんか。外注を考える前に、読者がどこでつまずくのかを一つ選ぶと、依頼したい記事の姿が見えてきます。

最初に答えるのは、会社が話したいことより読者の疑問です

たとえば、設備の保守サービスを紹介するなら、「点検技術の特徴」から書く方法も、「どんな状態なら相談すればよいか」から書く方法もあります。初めて検討する人に届けたいなら、後者を入口にする案が考えられます。

手元の資料にある用語をすべて説明しようとせず、読み終えた人に分かってほしいことを一つ書いてみましょう。「自社の設備が相談対象になるか分かる」のように、読者の立場で置くのがこつです。

資料の不足と、説明する順番の迷いを分けましょう

説明が難しいと感じても、材料が足りないとは限りません。特徴や仕組みはそろっていて、読者が知りたい順番になっていないだけ、という場合も考えられます。

相談前には、次の三つをメモにしてください。

誰に読んでほしいか

その人が最初に抱きそうな疑問

答えの根拠に使える社内資料

「性能を詳しく紹介したい」と「導入できる条件を知ってほしい」では、必要な説明が変わります。両方が浮かんだら、今回の記事で先に答えたい方を選び、もう片方は別の記事の候補として残せます。

用語を消すより、必要な場所で意味を添えましょう

専門用語を全部やさしい言葉に置き換えると、かえって意味が曖昧になることもあります。社内で使う正式名称を残したいのか、初めて読む人にも説明が必要なのかを、資料に書き添えておきましょう。

たとえば依頼文は、「初めて保守を検討する設備担当者に、相談対象となる状態を伝えたいです。添付資料をもとに構成を相談し、専門用語は必要な箇所で説明を添えてください」と書けます。

社内で答えが出ていない部分も、そのまま伝えられます

資料同士で表現が違う箇所や、担当部署への問い合わせが必要な箇所は、無理に文章で埋めなくて大丈夫です。「ここは社内で確認中」と印を付けると、確かな内容と未確定の内容を分けて相談できます。

完成原稿だけを頼む前に、構成案を見てから本文へ進めたいかも伝えましょう。読者の疑問に答える順番を先に話せると、社内で原稿を読むときにも、何を見ればよいかがはっきりします。

「AI活用と人の確認でSEO記事を制作します」へ相談する際は、想定読者、答えたい疑問、根拠資料、社内で確認中の箇所を添えてください。構成案の相談方法や費用、納品までの進め方も購入前に尋ねられます。