売上CSVの集計を自動化する前に決めたい5つのこと

毎月、売上CSVをExcelに貼り付け、同じ集計表を作り直す。これを自動化したいと思ったとき、最初に決めたいのは使うAIやプログラミング言語ではなく、「どの数字が出れば正解なのか」です。

ここでは、集計を依頼するときにも、自分で仕組みを作るときにも使える確認項目をまとめます。

1．1行は何を表しているか

1行が「1注文」なのか「注文内の1商品」なのかで、件数の数え方が変わります。1注文で3商品を購入した明細が3行になっている場合、行数をそのまま注文数にはできません。まず「行数・注文数・商品数量」を分けて考えます。

2．どの列を使い、何を合計するか

商品別に数量を足すのか、カテゴリ別に金額を足すのか。必要な集計を1つ、言葉にしてみてください。

たとえば「商品カテゴリごとに、数量と単価を掛けた金額を合計する」。金額列が別にあるなら、どちらを使うか確認します。値引きや返品があるデータでは、数量×単価が必要な売上額と一致するとは限りません。

3．重複・空欄・返品をどう扱うか

同じ注文番号が2回出てくる理由は、二重取り込みとは限りません。同じ注文に複数の商品があるのかもしれません。「同じ番号だから削除する」と決める前に、元データの意味を確認します。

金額が空欄ならゼロにするのか、確認のために止めるのか。返品のマイナス行を含めるのか。例外の扱いは、集計前に決めておきたいところです。

4．正解が分かる小さな見本を作る

架空の値に置き換えた5〜10行ほどのデータと、手で確認できる正解を用意します。私の自主制作デモでは、2つのCSV・10行を4カテゴリに集計し、合計12,390円になることを確認しています。これは動作説明用の架空データで、顧客の売上や導入実績ではありません。

画面上の合計だけでなく、保存したCSVでも値が一致するか確認すると、受け渡しまで点検できます。

5．翌月、何が変わる可能性があるか

列名、文字コード、集計条件、使うPCが変われば、同じツールでも調整が必要になる場合があります。操作手順には、ファイルの選び方だけでなく「対象の列・計算式・止まったときに見る項目」を残しておくと、数字の根拠を確認しやすくなります。

専用ツールを作るかどうか

今の表計算の機能で無理なく処理できているなら、専用ツールが不要な場合もあります。毎回同じ手順をやり直している、集計条件を固定して別の担当者にも引き継ぎたい、といったときに制作を検討すると目的がはっきりします。

相談用のメモは、まず次の3行で十分です。

・今の作業：毎月、○○のCSVをまとめている

・欲しい表：○○ごとの数量と金額を出したい

・使う環境：Windows／Macなど

顧客名や連絡先、認証情報は書かず、必要なら架空の値に置き換えてください。

あおと｜ひとりAIラボでは、同じ形式のCSVから集計表1種類を作る、小さなツールを制作しています。条件の整理、集計値の照合、操作手順書を含む内容は、下記のサービスでご案内しています。対応可否は購入前の見積り相談で確認します。