AI活用事例：⑧ 社内マニュアル作成でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

社内マニュアル作成はAIと相性がいい

「社内マニュアルを作らないといけないけれど、どこから書けばいいのか分からない」。

こう感じたことがある人は、意外と多いのではないでしょうか。

普段の仕事なら口頭で説明できるのに、いざ文章にしようとすると手が止まることがあります。

なぜなら、自分にとって当たり前になっている作業ほど、細かい手順を一つずつ言葉にするのが難しいからです。

さらに、担当者の頭の中では順番が分かっていても、新しく入った人には途中の説明が抜けて見えることがあります。

ここでAIを使うと、ばらばらになっている情報を整理したり、文章の骨組みを作ったりしやすくなります。

**AIは完成したマニュアルを丸ごと任せる道具というより、頭の中にある手順を整理して文章の土台を作る道具として使うと便利です。**

私も最初は「AIなら一気にマニュアルを完成させてくれるのでは」と考えていました。

しかし、実際に使ってみると、文章はきれいでも会社独自のやり方とは少し違う部分が出てきました。

そこで、「完成品を作ってもらう」より「自分たちの情報を整理してもらう」と考え方を変えました。

そのほうが、違和感のある文章も見つけやすくなり、修正もしやすくなりました。

なぜマニュアル作成で時間がかかるのか

マニュアル作成が大変なのは、文章を書くことだけが原因ではありません。

「最初に何を書くのか」「どの順番なら初心者にも分かるのか」「どこまで細かく説明するのか」を考える時間がかなり必要です。

しかも、普段その仕事をしている人ほど、初心者がどこで迷うのか見えにくくなることがあります。

私も、自分では丁寧に書いたつもりなのに、読み返してみると「ここは知っている人にしか分からない」と気づくことがありました。

そのときに感じたのは、マニュアル作成では「書く力」だけでなく「初めて見る人の目線」が必要だということです。

AIに文章を整理してもらうと、自分では見落としていた説明不足に気づくきっかけになる場合があります。

**初心者が覚えるポイントは、AIに文章を書かせることだけではなく、抜けている説明を見つける補助として使えることです。**

ただし、AIが出した内容が必ず正しいとは限りません。

そのため、最後は実際の業務を知っている人が確認する必要があります。

AIを使うとマニュアルの骨組みを作りやすい

何もない状態からマニュアルを書こうとすると、最初の一文で止まることがあります。

そこで、まず現在行っている作業を簡単に箇条書きにします。

そして、その情報をAIに整理してもらうと、「目的」「事前準備」「基本手順」「注意点」「困ったときの対応」など、マニュアルらしい形にまとめやすくなります。

文章そのものより、最初にこの骨組みができることが大きな助けになります。

私自身も、最初からきれいな文章にしようとすると、細かな言い回しばかり気になって前へ進めなくなることがありました。

ところが、先に項目だけ並べるようにすると、「ここが足りない」「この順番は逆のほうが分かりやすい」と判断しやすくなりました。

このやり方なら、文章を書くことが得意ではない人でも取りかかりやすくなります。

**結論として、AIはゼロから会社の仕事を理解する存在ではなく、すでにある情報を整理してマニュアルの形に近づける役として使うのが分かりやすい方法です。**

バラバラの情報を整理するときにも使える

社内マニュアルの材料は、最初から一か所にまとまっているとは限りません。

担当者のメモ、古い資料、引き継ぎ内容、口頭で説明している注意点など、情報がいろいろな場所に分かれている場合があります。

こうした情報を整理するときにもAIは役立ちます。

特に、同じ内容が重複していたり、書き方がばらばらだったりするときは、項目ごとに整理するだけでもかなり見やすくなります。

一方で、ここで注意したいのが社外に出してはいけない情報です。

顧客情報、個人情報、パスワード、社外秘情報などを、そのまま利用しているAIサービスへ入力してよいとは限りません。

会社のAI利用ルールや、利用しているサービスのデータの取り扱いを確認する必要があります。

私も「便利だから、全部入れれば早い」と考えそうになったことがあります。

しかし、効率だけを見て情報管理を後回しにすると、あとで大きな問題になる可能性があります。

そのため、入力前に一度立ち止まり、「これはAIに渡してよい情報か」と確認するようにしています。

**便利だから全部入力するのではなく、「この情報をAIに渡してよいか」を先に確認することが大切です。**

AIが作った文章をそのままマニュアルにしない

AIを使うと、整った文章が短時間で出てくることがあります。

そのため、読んだ瞬間に「これならそのまま使えそう」と感じることもあります。

しかし、ここが初心者ほど注意したいところです。

文章として自然でも、実際の社内ルールとは違っている可能性があります。

存在しない手順を補ってしまったり、一般的な方法を会社独自のルールのように書いたりする場合もあります。

私もAIの文章を見ると、きれいに整っているほど「合っていそう」と感じてしまうことがあります。

ところが、細かく読み直すと「うちではこの手順はやっていない」と気づくことがあります。

この違和感をそのまま流さず、立ち止まって確認することが大切です。

AIが自信ありげに書いている文章でも、現場の事実と違うなら直す必要があります。

人が確認する工程を必ず残す

AIを使ったマニュアル作成では、最後の確認までAIだけで終わらせないほうが安心です。

実際にその仕事をしている担当者が読み、現在の手順と一致しているかを確認します。

さらに可能であれば、その業務に慣れていない人にも読んでもらいます。

担当者には当たり前でも、初心者には分からない表現が見つかることがあるからです。

また、すべてを細かく説明しすぎると、マニュアルが長くなりすぎて逆に使いにくくなる場合もあります。

そのため、基本手順と例外対応を分けるなど、読む人が必要な情報を探しやすい構成にする工夫も必要です。

私は以前、説明を増やせば増やすほど親切だと思っていました。

しかし、情報が多すぎると、かえって大切な部分が埋もれてしまうことがあります。

そこで今は、「必ず覚えてほしい部分」と「必要な人だけ確認すればよい部分」を分けるようにしています。

**「AIで作る→担当者が確認する→初心者目線で読み直す」という流れを作ると、AIだけに任せるより実用的なマニュアルへ近づけやすくなります。**

マニュアルは一度作って終わりではない

社内マニュアルは、一度完成すればずっと同じ内容を使えるとは限りません。

使用するシステムが変わったり、社内ルールが変わったり、担当部署が変わったりすることがあります。

そのため、古いマニュアルを放置すると、かえって現場を混乱させる原因になることがあります。

ここでもAIは補助として使えます。

変更された内容を整理したり、修正が必要になりそうな部分を洗い出したりする作業を助けてもらう方法があります。

ただし、AIが変更点を自動的にすべて理解してくれるわけではありません。

元になる正しい情報を人が用意することは必要です。

また、更新日や確認した担当者を残しておくと、あとから「この内容は今も正しいのか」を判断しやすくなります。

小さな工夫ですが、実際に運用するとかなり役立ちます。

更新しやすい形にしておくことも大切

最初から完璧なマニュアルを作ろうとすると、完成まで時間がかかります。

その間にも業務内容が変わってしまうことがあります。

そこで、まず基本的な手順をまとめ、実際に使いながら不足部分を追加していく方法もあります。

私も「最初から全部入れなければ」と考えると作業が重く感じます。

しかし、「まず土台を作って、使いながら直す」と考えると取り組みやすくなりました。

実際に使った人から「ここで迷った」「この説明だけでは分からなかった」と言われると、作る側では気づけなかった部分が見えてきます。

こうした声を少しずつ反映していくと、机上のマニュアルではなく、現場で使えるマニュアルへ近づいていきます。

AIを使えば、追加した情報を既存の文章に合わせて整理する作業も進めやすくなります。

**初心者が覚えておきたいのは、AIで完璧なマニュアルを一度で作ることより、人が確認しながら育てていけるマニュアルを作ることです。**

まとめ

社内マニュアル作成は、AIを活用しやすい仕事の一つです。

特に、何から書けばよいか分からないときや、ばらばらになっている手順を整理したいときには、文章の土台作りを助けてもらえます。

また、担当者の頭の中だけにある作業を言葉にするきっかけとして使える点も便利です。

一方で、AIが作った文章が、その会社の正しい業務手順になっているとは限りません。

会社独自のルール、例外対応、情報管理などは、人が確認する必要があります。

さらに、AIへ入力してよい情報かどうかを確認することも忘れてはいけません。

私が使っていて一番気をつけるようになったのは、「文章がきれいだから正しい」と思い込まないことです。

読みやすい文章でも、実際の現場と合っていなければマニュアルとしては使えません。

逆に、少し不格好なメモでも、正しい情報が入っていればAIで整理しやすくなります。

だからこそ、最初に大切なのは、AIに任せることではなく、自分たちの仕事をできるだけ正確に言葉にすることだと感じています。

**AIにマニュアルを任せるのではなく、人が持っている業務知識を整理する補助役として使う。**

この考え方で始めると、AI初心者でも取り入れやすくなります。

最初から100点のマニュアルを目指さなくても構いません。

まず土台を作り、実際に使った人の「ここが分からなかった」という声を拾いながら直していくほうが、現場で本当に使えるマニュアルへ近づいていきます。

そして、AIはその修正を楽にするための補助役として使えば十分です。

便利さだけに寄りかからず、人の確認を残しながら使うことで、社内マニュアル作成は今までよりずっと進めやすくなります。

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