AI活用事例：④ 議事録作成でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

会議が終わってから始まる「議事録づくり」が意外と大変

会議が終わったあとに、「さて、議事録を作らないと」とパソコンに向かって手が止まった経験はないでしょうか。

会議中には分かったつもりでも、あとからメモを見ると「これは誰の発言だったかな」「結局、何が決まったんだっけ」と分からなくなることがあります。

しかも、会議の内容を思い出しながら文章を整えていると、思っていた以上に時間がかかります。

そこで役立つことがあるのがAIです。

**AIは、会議のメモや文字起こしを整理して、議事録の土台を作る作業に向いています。

ただし、ここで勘違いしたくないのは、AIに会議内容を渡せば、そのまま完璧な議事録が完成するわけではないという点です。

AIが得意なのは、散らばっている情報をまとめたり、話題ごとに整理したりすることです。

しかし、元のメモに書かれていないことまで正しく補えるわけではありません。

私も最初は、「会議メモを入れれば、ほぼ完成した議事録になるのでは」と少し期待していました。

ところが、実際には文章がきれいに整っていても、会議の空気感や「これは正式決定ではない」といった細かなニュアンスまでは、そのまま判断できないことがあります。

そのため、「AIに議事録を書いてもらう」というより、「人が確認しやすいところまで整理してもらう」と考えたほうが、現実的で使いやすくなります。

AIに任せる範囲を少し控えめに考えたほうが、結果として失敗しにくくなります。

議事録作成でAIが役立ちやすい部分

議事録というと文章を書く仕事に見えますが、実際には文章を書く前の整理にかなり時間を使っています。

会議中のメモには、発言、質問、決定事項、保留事項、次回までにやることなど、性質の違う情報が混ざっています。

そこでAIを使うと、それらを分類して読みやすい形に整える補助ができます。

バラバラのメモを整理しやすくなる

私は最初、議事録は最初からきれいな文章にしなければならないと思っていました。

そのため、会議中にも文章として成立するようにメモを取ろうとしてしまい、逆に大切な話を聞き逃しそうになることがありました。

あとから考えると、少し無理をしていたと思います。

そこで今は、会議中は「あとで分かる程度に材料を残す」ことを優先し、文章として整える作業は後に回すほうがよいと考えています。

もちろん、何でも雑にメモすればよいという意味ではありません。

誰が何を話したのか、数字や日付は何だったのか、決定なのか単なる案なのかといった部分は、できる範囲で残しておいたほうが後の確認が楽になります。

そのうえでAIに整理を手伝ってもらうと、箇条書きや断片的なメモから、話題ごとのまとまりを作りやすくなります。

また、同じ話題が会議中に何度も出てきた場合には、重複している部分をまとめたり、長くなった話を読み返しやすい形に整理したりする補助にも使えます。

ここで大切なのは、会議中の自分に「その場で完成させなければ」と負担をかけすぎないことです。

**初心者が覚えておきたいのは、「会議中に完成させる」のではなく、「あとで正しく整理できる材料を残す」という考え方です。

決定事項と「これからやること」を分けて整理する

議事録で大切なのは、会議で話した内容をすべて長く残すことだけではありません。

むしろ、会議が終わったあとに「何が決まったのか」「誰が何をするのか」が分からなければ、議事録を読み返しても仕事につながりにくくなります。

そこで、AIを使って内容を整理するときには、項目を分けて考えると分かりやすくなります。

決定・保留・担当・期限を見る

たとえば、会議内容を「決定したこと」「まだ決まっていないこと」「担当する人」「期限」のように分けて整理します。

すると、単なる会話の記録から、次の行動につながる議事録へ近づきます。

ここは私自身も最初に違和感を持った部分でした。

会議内容をきれいにまとめても、「それで次は何をするの？」が見えないと、読みやすいだけで実務では使いにくいからです。

そのため、文章の美しさだけではなく、会議後に必要になる情報が見つけやすいかを見るようにしました。

特に、議事録を読む人が会議に参加していない場合は、この違いが大きくなります。

参加していた人には分かる話でも、参加していない人から見ると、「結局これは決まった話なのか」「まだ検討中なのか」が分からないことがあります。

そこで、決定事項、保留事項、担当者、期限を分けて整理しておくと、読む側も次に何をすればよいのか判断しやすくなります。

AIは、この分類を手伝う道具として使うと便利です。

ただし、元のメモが曖昧な場合はAIも正しく分類できないことがあるため、最終確認は人が行います。

**結論として、AIを使う場合でも「何が決まったか」と「次に誰が何をするか」は人が必ず確認する必要があります。

AIが作った議事録をそのまま使わない

AIを使うと、短時間で整った文章が出てくることがあります。

ここで注意したいのが、「きれいな文章だから内容も正しいだろう」と感じてしまうことです。

ここは、AIを使い始めたときに意外と見落としやすいところです。

文章がきれいに整っていると、それだけで内容まで正しそうに見えてしまいます。

しかし、読みやすさと正確さは別の問題です。

元のメモが曖昧なら、AIもその曖昧さを完全には解決できません。

むしろ、曖昧だった内容が自然な文章に整うことで、「正しいように見える」ことさえあります。

私はこの点に少し違和感を持ってから、AIが出した文章を見るときに、「読みやすいか」だけではなく、「元の会議内容と合っているか」を別々に見るようになりました。

会議に参加した人だから分かることがある

たとえば、会議では冗談として出た話なのか、正式に決まった話なのかは、文字だけでは判断しにくい場合があります。

また、「来週までにお願いします」という発言があっても、誰に向けた言葉なのかがメモに残っていなければ、AIが正確に補えるとは限りません。

そのため、最後は会議に参加した人が確認します。

特に、決定事項、数字、日付、人名、担当者、期限は丁寧に見たほうが安心です。

**AIの文章を完成品として受け取るのではなく、「確認しやすく整えられた下書き」として扱うのが重要です。

このひと手間があるだけでも、AIを使うときの失敗をかなり防ぎやすくなります。

情報をAIに入れてよいかも先に確認する

議事録作成でAIを使うときには、便利さとは別に確認しておきたいことがあります。

それが、会議内容をそのAIサービスへ入力してよいのかという問題です。

会議では、社内情報、取引先の情報、個人情報、売上数字、開発中の内容、まだ公開されていない計画などが話されることがあります。

そのため、「便利そうだから」と会議内容をそのままAIへ入力する前に、一度立ち止まって確認する必要があります。

ここはAIの使い方というより、仕事で情報を扱うときの基本に近い部分です。

AIだけを特別に怖がる必要はありませんが、反対に「みんな使っているから大丈夫」と考えるのも危険です。

利用するサービスによって、入力した情報の扱いや管理方法は異なります。

さらに、会社独自の利用ルールがある場合もあります。

そのため、個人の判断だけで進めるのではなく、利用してよいサービスや入力してよい情報の範囲を確認してから使うほうが安心です。

会社のルールを確認してから使う

会社によっては、利用できるAIサービスが決められていたり、入力してはいけない情報が定められていたりします。

一方で、会社が契約している環境であれば利用できるなど、条件によって扱いが違うこともあります。

つまり、「AIには機密情報を絶対に入れてはいけない」と一律に考えるのではなく、利用しているサービスの条件と会社のルールを確認することが大切です。

私は便利な機能を見ると、つい「これならすぐ使えそう」と機能面から考えてしまうことがあります。

しかし、仕事で使う場合には、できるかどうかより先に、使ってよいかを確認する必要があります。

この順番を逆にすると、あとから「その情報は入力してはいけなかった」と気付くことがあります。

もしルールがよく分からない場合は、勝手に判断して使い始めるのではなく、社内の担当者や上司に確認したほうが安全です。

また、実際の会議内容をいきなり使わず、機密情報を含まない練習用のメモで試してみる方法もあります。

そうすれば、AIがどのように整理するのかを確認してから、実務での使い方を考えられます。

**初心者ほど、AIの操作方法を覚えることと同じくらい、「何を入力してよいか」を確認する習慣を持つことが大切です。

最初から議事録全部をAIに任せなくてもいい

AIを仕事で使い始めると、「せっかくなら全部自動化したい」と考えてしまうことがあります。

しかし、議事録では小さな作業から使ったほうが、自分に合った使い方を見つけやすい場合があります。

たとえば、最初はメモの整理だけを任せる方法があります。

その次に、長くなった内容を項目別に分けてもらう。

慣れてきたら、決定事項や担当者を見つけやすい形に整えてもらう。

このように、少しずつ使う範囲を広げるほうが、どこまでAIに任せられるのかを自分で確認できます。

最初から全部を任せてしまうと、どの部分が便利で、どの部分に確認が必要なのかが分かりにくくなることがあります。

私も最初は「できるなら全部やってもらったほうが早い」と考えがちでした。

しかし、細かく分けて使ったほうが、「ここはAIに任せても大丈夫」「ここは人が見たほうがいい」という感覚がつかみやすくなりました。

結果として、そのほうが長く使いやすいと感じています。

人とAIの役割を分けると使いやすい

AIには整理や下書きを手伝ってもらい、人は内容の正確さを確認する。

この役割分担にすると、「AIが間違えたらどうしよう」と必要以上に構えなくても使いやすくなります。

また、会議の種類によって使い方を変えても構いません。

簡単な社内ミーティングと、重要な取引先との会議では、確認すべき内容も情報の扱い方も違います。

そのため、すべての会議で同じ方法を使う必要はありません。

**AIを使う目的は、議事録作成そのものをなくすことではなく、人が整理に使っていた時間を少し減らすことです。

このくらいの距離感から始めるほうが、初心者には続けやすいと思います。

AIを使うこと自体を目的にすると、「もっと自動化しなければ」と考えてしまいます。

しかし、本来の目的は、会議後の整理時間を減らしながら、必要な情報を正しく残すことです。

その目的が達成できるなら、議事録の一部分だけにAIを使う方法でも十分です。

**重要なのは、AIをたくさん使うことではなく、自分の仕事のどこに使うと負担が減るのかを見つけることです。

まとめ

議事録作成は、文章を書くだけの仕事ではありません。

会議中の発言を振り返り、話題を整理し、決定事項を確認し、担当者や期限を分かりやすく残す必要があります。

そのため、短い会議でも、終わったあとに意外と時間を取られることがあります。

さらに、会議が続く日には「内容は覚えているけれど、議事録まで手が回らない」ということもあります。

そんなときにAIを使うと、メモの整理、内容の分類、文章の下書きといった作業を手伝ってもらえます。

一方で、AIが整理した文章が必ず正しいとは限りません。

決定事項、数字、日付、人名、担当者、期限などは、人が元の内容と照らして確認する必要があります。

ここを省いてしまうと、読みやすい議事録はできても、実際の会議内容とずれた記録になる可能性があります。

また、会社の情報を扱う場合には、利用するAIサービスや社内ルールの確認も必要です。

便利さだけで判断せず、「この情報を入れてよいのか」という視点を持つことも、仕事でAIを使ううえでは大切です。

私自身、「AIを使うなら全部任せたほうが便利なのでは」と考えがちでした。

しかし、実際には全部を任せようとするより、「まずはメモ整理だけ」「次は決定事項の整理だけ」というように、小さく分けて使ったほうが、AIの得意なところと苦手なところが見えやすくなります。

そのほうが失敗したときにも原因を見つけやすく、自分なりの使い方を作りやすくなります。

**議事録作成でAIを使うときの一番大切なポイントは、AIに完成品を任せるのではなく、人が確認するための土台を作ってもらうことです。

そして、AIが作った文章を読むだけではなく、「本当にこの内容で決まったのか」「担当者と期限は合っているか」「決定ではなく案だった内容が混ざっていないか」と最後に確認します。

最初から完璧な使い方を目指す必要はありません。

まずは自分が一番面倒だと感じている作業を一つだけ選び、その部分をAIに手伝ってもらうところから始めても十分です。

**初心者が覚えるポイントは、「AIに任せる部分」と「人が確認する部分」を分けて考えることです。

そこまで含めて考えると、AIは議事録を作る人の代わりではなく、面倒な整理作業を横で手伝ってくれる道具として使いやすくなります。

無理に全部を自動化しなくても、会議後の負担が少し軽くなれば、それだけでも十分にAIを使う意味があります。

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