AI活用事例：② 営業資料でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

営業資料づくりは、AIを使うと少し楽になる

営業資料を作ろうとすると、「内容は分かっているのに、資料にするとまとまらない」と手が止まることがあります。

商品やサービスのことは説明できるのに、それを相手へ伝わる順番に並べようとすると、思った以上に時間がかかります。

私も最初は、営業資料は内容さえ分かっていればすぐ作れると思っていました。

ところが実際に作り始めると、会社紹介を先にするのか、商品の強みから見せるのか、それとも相手の困りごとから入るのかで迷い、なかなか前へ進まないことがありました。

そこでAIを使ってみると、ゼロから完成品を作らせるよりも、「まず順番を考える」「長い説明を短くする」「抜けている視点を探す」といった土台づくりに使うほうが便利だと気付きました。

**営業資料でAIを使うときの結論は、AIに完成品を任せるのではなく、人が考えやすくなる下書きを作ってもらうことです。**

ただし、AIが作った文章は、きれいに見えても自社の事情や商品の細かな特徴まで正確に理解しているとは限りません。

そのため、最後は必ず人が読み直し、「この言い方で本当に相手へ伝わるか」を確認する必要があります。

営業資料のどこでAIを使えるのか

営業資料といっても、最初から最後まで同じ作業をしているわけではありません。

伝える内容を考える段階があり、順番を決める段階があり、そのあとに文章を整える作業があります。

AIは、この途中の作業を補助する道具として使いやすいです。

まず資料の構成を整理してもらう

営業資料を作るときに時間がかかりやすいのが、資料全体の順番です。

「会社紹介を先にするのか」「相手の課題から始めるのか」「商品の説明はどこに入れるのか」と考えているうちに、なかなか進まないことがあります。

そんなときは、自分が持っている情報を一度整理してから、AIに構成案を出してもらう方法があります。

AIから出てきた構成を見ることで、「この説明は後ろのほうが分かりやすそう」「ここには具体的な数字が必要そう」と、人間側も考えやすくなります。

特に便利だと感じたのは、頭の中にある情報を一度並べ直す場面です。

営業担当者は商品についてよく知っているため、つい「あれも必要」「これも伝えたい」と情報を増やしてしまいます。

しかし、聞く側から見ると、情報が多すぎることで大事な部分が分かりにくくなることもあります。

私も、詳しく書けば親切だと思って説明を増やした結果、あとで読み返すと会社紹介が長くなりすぎていたことがありました。

そのとき、AIに構成だけ整理してもらうと、どこが重複しているのかが見えやすくなりました。

**初心者が覚えるポイントは、AIに正しい順番を決めてもらうのではなく、考える候補を出してもらうことです。**

相手の業種や立場によって、分かりやすい順番は変わります。

だからこそ、AIの案をそのまま採用するのではなく、自分の営業経験や相手の状況に合わせて直すことが大切です。

長い説明を短く整理する

自社の商品について説明すると、つい文章が長くなってしまうことがあります。

詳しい人ほど、「これも伝えたい」「この機能も重要」と情報を増やしてしまいがちです。

しかし、営業資料では情報が多ければ分かりやすいとは限りません。

AIを使うと、長い説明から重要な部分を拾い、短い文章に整理するための補助ができます。

私自身、説明を丁寧にしようとして文章を増やした結果、あとから読み返すと「結局、一番伝えたいことは何だろう」と感じたことがあります。

そんなときに一度AIで整理してみると、削ってよい部分と残す部分が見えやすくなります。

ただし、ここで気を付けたいのは、「短い文章＝良い営業資料」ではないことです。

AIに短くしてもらうと見た目はすっきりしますが、削りすぎると商品の違いや強みまで消えてしまうことがあります。

特に、他社との違いにつながる部分や、お客様が判断するときに必要な条件まで削ってしまうと、あとから説明を足すことになります。

私の場合も、短く整えた文章を見て「読みやすい」と感じたものの、よく見ると一番伝えたかった特徴が薄くなっていたことがありました。

それからは、短くしたあとに「この商品を選ぶ理由が残っているか」を見るようにしています。

そのひと手間だけでも、単なる短文ではなく、営業で使える文章に近づきます。

相手に合わせた説明を考えるときにも使える

同じ商品を説明するとしても、相手によって知りたいことは違います。

担当者が知りたい情報と、経営者が知りたい情報では、重点を置く部分が変わることがあります。

AIは、こうした「相手によって説明を変える」作業を考えるときにも使えます。

 専門用語を分かりやすくする

自分の会社では普通に使っている言葉でも、営業先には伝わらない場合があります。

業界用語や社内用語をそのまま資料に入れてしまうと、説明している側では気付きにくいものです。

そこで、難しい説明を初心者にも分かる言葉へ変えるためにAIを使う方法があります。

営業資料を社内だけで見ていると、専門用語の分かりにくさに気付きにくいことがあります。

自分たちにとっては毎日使う言葉でも、初めてその商品を見る人には意味が伝わらないことがあります。

ここは、AIに「専門知識がない人が読んでも分かるか」という視点で確認してもらうと、見直しやすくなります。

ただし、専門用語をすべて簡単な言葉へ置き換えればよいわけではありません。

業界では正式な名称として使われている言葉もあるため、必要な言葉まで消してしまうと、逆に説明が曖昧になることがあります。

その場合は、専門用語そのものを残し、その直後に簡単な説明を加えるほうが自然です。

**大切なのは、専門用語をなくすことではなく、知らない人でも意味を追える状態にすることです。**

相手が知りたい順番を考える

営業資料では、自社が話したい順番と、相手が知りたい順番が同じとは限りません。

作る側は商品の機能を最初に説明したくなりますが、相手は「自分の会社にどんなメリットがあるのか」を先に知りたい場合があります。

この部分は、営業資料を作るときに意外と見落としやすいところです。

作る側は「自社が伝えたい情報」を中心に考えます。

一方で、相手は「自分に関係があるか」「どんな課題が解決できるか」「費用や手間はどのくらいか」といった視点で資料を見ます。

このずれがあると、内容自体は悪くなくても、最後まで読んでもらいにくくなります。

私も以前は、商品説明を丁寧に書くことばかり考えていました。

しかし、相手からすると、機能の前に「自分にどんなメリットがあるのか」が分からないと、興味を持ちにくいことがあります。

AIで相手側の視点を確認してみると、自分では当たり前になっていた順番の違和感に気付けることがあります。

そのため、営業資料の完成前に一度「相手が最初に知りたいことは何か」という視点で見直すと、資料全体が整いやすくなります。

AIに任せすぎると営業資料が不自然になることもある

AIを使うと文章が早く作れるため、つい全部任せたくなることがあります。

しかし、ここには注意が必要です。

AIが作る文章は読みやすくても、実際の会社や商品について正確に理解しているとは限りません。

きれいな文章だから正しいとは限らない

AIの文章で少し怖いのは、間違っている内容でも自然に見えることがある点です。

特に価格、実績、機能、導入社数、契約条件などは、営業資料では重要な情報です。

こうした数字や事実をAIが勝手に補っていないか、人が確認する必要があります。

最初のころは、文章がきれいに整っていると「これなら使えそう」と感じてしまうことがあります。

しかし、よく読むと、自分が入力していない内容まで少し具体的になっていることがあります。

この違和感に気付いてからは、AIが作った文章ほど、一度元の情報と照らし合わせるようになりました。

特に注意したいのは、数字や実績です。

売上、導入件数、価格、契約期間、対応できる範囲などは、少し違うだけでも営業資料として大きな問題になります。

そこで、数字が入っている文章は「読みやすいか」より先に「事実と一致しているか」を確認したほうが安心です。

**AIが自然に書いていることと、内容が正しいことは別です。**

この感覚は、AIを使い始めたばかりのときほど覚えておきたいポイントです。

自社らしさは人が戻していく

AIで文章を整えると、読みやすくなる一方で、少し無難な文章になることがあります。

どの会社でも使えそうな説明になってしまうと、せっかくの営業資料なのに特徴が伝わりません。

AIで整えた文章を見て、「悪くはないけれど、自分たちの会社っぽくない」と感じることがあります。

この違和感は、無理に消す必要はありません。

むしろ、その違和感が修正ポイントになります。

例えば、普段の営業ではもっと柔らかい言い方をしているなら、その話し方へ戻します。

逆に、専門性を大切にしている会社なら、必要以上に簡単な表現へ変えず、根拠や具体性を足したほうが合うこともあります。

また、商品を作った理由や、担当者だから知っている細かな特徴なども、人が追加したほうが伝わりやすくなります。

**AIが作った文章を正解として見るのではなく、自社らしさを確認するための比較材料として使うと扱いやすくなります。**

営業資料でAIを使うときの基本的な考え方

営業資料でAIを使う目的は、人間の仕事を全部なくすことではありません。

むしろ、時間のかかる整理作業をAIに手伝ってもらい、人間は「誰に何を伝えるか」に時間を使うと考えると分かりやすくなります。

AIに任せる部分と人が確認する部分を分ける

最初から役割を分けておくと、AIを使った営業資料づくりはかなり分かりやすくなります。

AIに向いているのは、情報整理、構成案、文章の言い換え、長文の要約、表現の見直しなどです。

一方で、人が確認したいのは、数字、契約条件、顧客情報、商品仕様、自社独自の判断などです。

また、会社によっては、顧客名や未公開情報を外部AIサービスへ入力できない場合があります。

そのため、便利さだけで判断せず、社内の利用ルールも確認しておく必要があります。

私は、最初のころは「どこまでAIへ任せてよいのか」をあまり分けずに使っていました。

しかし、役割を分けてからは、AIの文章を全部チェックし直す負担が減り、必要なところだけ集中して確認できるようになりました。

**AIを使う目的は、人の判断をなくすことではなく、人が判断する前の整理を楽にすることです。**

この感覚を持っていると、AIの文章が少し変でも慌てません。

必要なところだけ使い、自分で直せばよいと考えられるからです。

まとめ

営業資料づくりでは、文章を書くことそのものより、何をどの順番で伝えるかを決めるところに時間がかかることがあります。

AIは、構成を考えたり、長い説明を短くしたり、専門用語を分かりやすくしたりする場面で役立ちます。

そのため、営業資料に慣れていない人でも、最初の一歩を作りやすくなります。

ただし、AIが作った文章は、そのまま完成品になるわけではありません。

数字や商品情報が正しいか。

相手に必要な内容が入っているか。

自社らしい言い方になっているか。

この部分は、最後に人が確認する必要があります。

私も最初は、AIを使えば営業資料が一気に完成すると考えていました。

ところが、実際には全部を任せるより、構成整理や文章の見直しといった「途中の面倒な作業」を手伝ってもらうほうが使いやすいと感じました。

また、AIが作った文章に少し違和感があるときは、その違和感を無視しないことも大切です。

「うちではこんな言い方をしない」「この説明では相手に伝わりにくい」と感じる部分こそ、人が直すべき場所だからです。

営業資料は、きれいな文章を並べることが目的ではありません。

最終的には、相手が内容を理解し、次の判断をしやすい状態にすることが大切です。

**初心者が覚えるポイントは、AIに営業資料を作ってもらうのではなく、営業資料を作る自分を手伝ってもらうという考え方です。**

AIに向いている部分と、人が確認する部分を分けるだけでも、使い方はかなり分かりやすくなります。

焦って全部を自動化しようとせず、まずは構成整理や文章の見直しなど、小さなところから使ってみると続けやすくなります。

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