事務代行の紹介資料に載せたい「預かるもの・納品するもの」の記入例

「事務作業をお手伝いします」と説明したあと、お客さまから「何を用意すれば頼めますか」と聞かれる。そんな場面で渡すサービス紹介資料の見本です。

今回は、教室向けの事務サポートを題材にしています。事業名、作業内容、条件はすべて説明用の架空例です。実際のお客さまの資料ではありません。

【預かる情報と納品物を、同じ行に書く】

「データ整理」「文章作成」という作業名だけだと、依頼する側は完成形を想像しにくくなります。見本では、左に預かる情報、右に返すものを並べました。

・フォームやメールの申込情報 → 指定項目にそろえた申込一覧

・教室の案内事項と持ち物 → 体験レッスン案内の下書き

・対象月とコースの分類 → コース別の月次件数表

たとえば2行目なら、文章を一から考える仕事なのか、支給情報を整える仕事なのかを説明できます。「下書き」と書くことで、確認して送る工程が残ることも伝えられます。

ご自身の資料に使うときは、「お客さまが用意するもの」と「受け取るファイルや文章」を一組ずつ書いてみてください。形式や件数、受け渡し方は、実際に対応できる内容へ置き換えます。

【作業する人と、決める人を分ける】

次のページでは、サポート担当と教室オーナーの役割を並べています。

サポート担当は、一覧の表記を整え、支給情報から案内文を作り、合意した形式で納品する。教室オーナーは、受講の可否や料金を決め、内容を確認し、受講者へ連絡する。見本では「受講者への連絡代行は含みません」と添えています。

実際に連絡代行まで行うサービスなら、この部分は変える必要があります。見本の境界をそのまま使わず、自分が引き受ける工程と、お客さまにお願いする工程を確認してください。

【編集中のひな形について】

この2ページは、ミクラベが制作した「サービス紹介資料のPPTXひな形」の記入例です。紹介資料は8枚構成で、入力と納品物、対応範囲、料金と作業量、進め方などを説明します。ファイル全体は、使い方2ページ、架空の記入例8ページ、同じレイアウトの差し替え用8ページの計18ページです。

現在は販売準備中で、購入受付はまだ行っていません。この記事では完成形の一部を先にご覧いただけるようにしました。原稿とレイアウトの制作にはAIを使用しています。

紹介資料を作っていて困る箇所があれば、ココナラ内のプロフィールにある「メッセージを送る」からお知らせください。「何のサービスか」「どの説明で手が止まるか」の2点だけで構いません。顧客名、個人情報、社外秘の資料は送らないでください。