中小企業経営のための情報発信ブログ438：業務効率を上げる方法

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新型コロナが2類から5類に引き下げられることになり、徐々に日常が戻り、仕事が多忙になっている人は多いと思います。「業務量が多いから仕方がない」「残業してやるしかない」と思っている人も多いでしょう。

しかし、どれだけ業務量が多くても、業務が進捗するようになり、業務効率が上がり生産性が高まる方法があります。「誰でもが実施できる業務効率を上げる方法」を紹介します。

１．マルクタスク管理手法

・マルクタスク管理手法では、まず自分自身が手足を動かして実施しなければならない業務を書き出す。

・業務を書き出したら、その日に実施しなくてもよい業務を除ける。

・残った業務の中で、ほかの人に依頼できる業務があればそれを選ぶ。

・その日に実施しなくてもよい業務と、ほかの人に依頼できる業務を除いた残りが、今日やらなくてはならない業務ということになる。

　その日に実施しなくてもよい業務を選ぶということは、何もその業務を永遠にやらないということではありません。実施すべき時に適切に処理するということです。

　その日に実施すべき業務を明確にするということが業務効率を上げることに役立つのです。

２．アクションプランニング手法

　マルクタスク管理手法で残った業務が、その日に自分の手足を動かして実施しなければならない業務ですが、その業務を手当たり次第思いつくままにやればいいということではありません。その日にやらなければならない業務の優先順位付けをすることから始めます。

・残った業務について、その重要度に応じて、大・中・小を記入する。

・次に、緊急度に応じて、大・中・小を記入する。

・重要度が大で緊急度も大の業務から始める。

　重要度と緊急度は異なるので、その両方から判断することで、あいまいさを排除できることになります。

　大事なことは「優先順位をつける」と考えることではなく、「その日にやらなくてもよい業務を除ける」「他の人に依頼できる業務を選ぶ」「重要度の大・中・小を見極める」「緊急度の大・中・小を見極める」と分解した行動をとることです。

３．業務効率が上がるスケジューリングを

　仕事のモチベーションファクターに合わせて、自分の意識を切り替えたり、相手のモチベーションを踏まえて指示の仕方を変えたりしていけば、モチベーションが上がり、パフォーマンスが向上します。

　業務効率の高い人は、業務のスケジューリングをするにあたり、さまざまな工夫をしています。

　業務のスケジューリングの工夫例として、次のようなものが挙げられます。

・類似業務や関連業務は、同じ時間帯や連続する時間帯で実施する

・移動しながら処理する、面談時に合わせて確認するなど、できることは同時に実施する

・社外相手、社内相手の仕事、自分でする仕事の順に優先順位をつける

・重要度、緊急度、貢献度の観点から業務の優先順位をつける

・メールはタイトルを見て、重要度の高そうな順から本文を読む

・締切を後ろ倒しにできるか検討したり、交渉したりする

・他のメンバーや部下に依頼できることは依頼する

・上司に依頼できることは依頼する

・当該期間に実施しなくてよいことは、実施しないという判断をする

　単に漠然と優先順位を考えるというのではなく、まずは当日にやるべきことを選び出して、その業務に重要度・緊急度・貢献度で順位をつけて、やるべきことを決めて実施していくという方法は有益だと思います。漠然と考えるのではなく、細かく行動を起こすことです。参考にしてください。