これだけ読めば完璧！説明会キャンセル方法！(例文あり)

皆さんこんにちは。

元大手企業採用担当amiです。

今回は、説明会キャンセル方法についてお話します。

いつまでキャンセルできる？

大前提として…会社説明会に行かない場合は、必ずキャンセルが必要です。

企業からの印象が悪くなるどうこうではなく、

無断欠席は、社会人としてあってはならない行為です。

参加するという意思表示をしたら、

責任をもって、キャンセルまで行いましょう。

では、キャンセルはいつまでに行えは良いかというと、

会社説明会を予約した際に、「キャンセルは●日まで」と

記載されていると思いますので、そちらを必ず確認し、

キャンセルの場合は、その期日までに行いましょう。

特に記載がない場合ですが、

会社説明会のキャンセルは、当日でも可能です。

ですが、あまりに開始時間ギリギリにキャンセルをするのは、

採用担当にも迷惑が掛かりますのでやめましょう。

採用担当は、前日に一度予約人数の確認をして、

資料の準備や会場手配、設営を行っています。

当日キャンセルもできますが、参加ができなくなった時点で、

速やかに連絡をするようにしましょう！

私も採用担当していたので分かりますが、

人数が多ければプロジェクターは必須で広い会議室を使用したり、

極端ですが1名だけの場合は、パソコンのみで、狭い会議室を使用するなど、

人数によって開催形式を変更する場合があります！

また、もしかして交通機関の遅れで遅刻なのかもしれないと

待つ場合もあります。

こういったこともありますので連絡はとにかく早めに行いましょう。

万が一、期限を過ぎてからキャンセルをしたい場合は、

採用担当者へ電話で相談しましょう。

メールでいいの？電話しないとだめ？

キャンセルの連絡方法は、会社説明会の開催までの日数により変わります。

企業が指定する期日までもしくは前日までにキャンセルする場合…

予約した就活サイトからキャンセルの処理を行うか、

メールでのキャンセルの旨を伝えましょう。

採用担当の本音を言うと…

他の業務もあるため会社説明会の段階では、

メールでわざわざキャンセルの連絡をしてこなくても大丈夫です。

もちろんしっかりしている丁寧な就活生だなと好印象です！

ただ、一人ひとりにメールを返信する手間を考えると、

期日まで、前日までのキャンセルであれば、

就活サイトからのキャンセルで全く問題ありません。

印象も悪くなりませんので安心してください。

当日にキャンセルする場合…

就活サイトからの無言キャンセルは極力避けましょう。

当社はマイナビを使用していましたが、

キャンセルしてから反映されるのに少し時間が掛かります。

また採用担当も何度も就活サイトを見て、

予約状況を確認する訳ではありません。

採用担当がサイトを見た時に予約となっていれば、

もちろん来るものだと思い、準備をします。

このようなトラブルもあり得ますので、

当日キャンセルは、メールか電話で行いましょう！

企業にもよりますが、私の感覚的には、

会社説明会開催の3時間以上前にキャンセルの連絡ができる場合は、

当日でもメールキャンセルで問題ないと思います。

３時間を切っている、キャンセル期日が過ぎている、

もしくは志望度の高い企業であれば電話でキャンセルをしましょう！

状況的に電話ができない場合は、その旨をメールで伝えれば

印象は悪くなりませんので、安心してください！

キャンセルメールを送る際のポイントと例文

ビジネスメールにおいて、件名は大切です。

【会社説明会キャンセルのご連絡】など

一目でどのような用件なのか分かるようにしましょう！

また、当たり前ですが、企業名の誤り、株式会社、有限会社等の省略、

誤字脱字には十分気を付けましょう。

あとは、内容は明確にだらだらと書かない、

自分が誰なのかの署名を忘れずに！

上記の4つのポイントを押さえた、例文↓

ぜひ参考にしてみてください。

お詫びの気持ちや次回の会社説明会参加に意欲的であることを

伝えることは大切ですが、

そこまで重要視しているものではありませんので、

とにかく明確に簡潔に、最低限のビジネスメールマナーを守ることを

意識して作成しましょう！

電話でのキャンセル方法(会話例)

きっと電話が苦手な人が多いのではないでしょうか。

私も今でこそ慣れましたが、就活生時代は電話大嫌いでした。(笑)

詳しい電話対応については、

また別のブログで細かく説明させていただきます！

今回は、会社説明会キャンセルの時のみ会話例について、

ご紹介します。会話例↓

会話の内容は上記の通りで問題ありません。

自己紹介、用件、謝罪こちらの3点を確実に伝えるようにしましょう！

今回は、会社説明会のキャンセル方法についてでした。

キャンセル自体は悪い事ではないので、

マナーを守って、連絡は必ず行いましょう！

また次回お会いしましょう(^O^)