訪問のお仕事の月末請求で「数え直し」をなくす、記録のつけ方

こんな方に向けた記事です。

・訪問マッサージ、出張整体、訪問での検査や体操指導などを、ひとりでしている

・月末に、手帳やカレンダーや紙の日報を見返して、訪問先ごとの回数を数えている

・請求書アプリを使っているけれど、日々の訪問回数は別につけている

身内が、訪問で検査をする仕事をしています。

毎日の記録と月末の請求書づくりを、スマホで一つながりにする道具を一緒に作って、いまも使っています。

そのときにわかった、「月末に数え直さなくて済む記録のつけ方」を書きます。

道具を使うかどうかに関係なく、紙でもスプレッドシートでも使える考え方です。

月末の数え直しが起きる理由

原因はだいたい3つです。

・記録と請求書が、別の場所にある

・請求書アプリは「請求書を作る道具」なので、毎日の訪問を覚えていない

・記録の書き方が、日によって少しずつ違う

つまり、毎日の記録を「あとで数えやすい形」にしておけば、月末の作業はほとんど消えます。

記録は「1訪問1行」、項目は5つに決める

おすすめは、この5つです。

・日付

・訪問先

・内容（施術や検査の種類）

・回数（件数）

・メモ

ポイントは、単価を毎回書かないことです。

内容ごとの単価を先に決めておけば、月末は「回数 × 単価」の掛け算だけで済みます。

単価が変わったときも、決めておいた1か所を直すだけです。

訪問先の名前は、毎回同じ書き方にする

「〇〇様」「〇〇さん」「〇〇（施設）」のように書き方が揺れると、集計したときに別の訪問先として数えられてしまいます。

紙なら訪問先の一覧を手帳の最初に書いておく。

スマホやスプレッドシートなら、手で打たずに一覧から選ぶ形にする。

これだけで、月末の「これは同じところだっけ？」がなくなります。

消費税は、訪問先ごとに決めておく

訪問先によって、外税・内税・消費税なしが混ざることがあります。

身内の場合も、1か所だけ内税の訪問先がありました。

これを月末に思い出しながら計算すると、まちがえやすいところです。

訪問先の一覧に「外税・内税・なし」を書いておけば、請求書を作るときに迷いません。

自分でやるなら、スプレッドシートで十分

Googleスプレッドシート（無料）で、1行1訪問の表を作ります。

月末にピボットテーブルで「訪問先ごと」にまとめれば、回数と金額が出ます。

弱いところは2つです。

・スマホで1行ずつ入れるのが、少しやりにくい

・まとめた数字を、請求書の形にするのに一手間かかる

ここが気にならなければ、まずはこれで始めてみてください。

さいごに

僕はココナラで「訪問施術の日報を、訪問先ごとの請求書にします」というサービスを出しています。

スマホでその日の訪問を記録して、月末に訪問先を選ぶと、その月の請求書ができる道具をお作りするものです。

記録はお使いのスマホの中だけに残り、外には送られません。

（自費やお仕事の委託の請求書向けで、介護保険・医療保険の請求には使えません）

とはいえ、記録の形を「1訪問1行・5項目・名前は選ぶ」にするだけでも、月末はかなり楽になります。

来月の記録から、試してみてください。