こんにちは！RAMAです！！
ビジネスの世界では、クライアントへのプレゼン資料や自社サービスの提案資料を作る機会って頻繁にありますよね。
こういうときに、そんなとき、超速で高品質な資料を作成する方法について、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
今日は資料作成の基礎の基礎、正しい進め方についてお話していきます。
資料作成をこれから始めたい、まだ慣れていない方や改めて資料作成の進め方を見直したい、という方に向けてのご紹介です。
ぜひ参考にしてみてください。
では早速全体の流れを見ていきましょう。
資料作成の流れは次のとおりです。
１． 資料のゴールを明確にする
２． 資料で伝えたいメッセージを決定する
３． メッセージを細分化する
４． ページ構成を決定する
５． フィードバックをもらう
６． 各ページの概要を作成する
７． 再びフィードバックをもらう
８． デザインを作成する
９． 最終的なフィードバックをもらう
１０． 微調整する
「フィードバックをもらう」が多すぎると感じますか。
でも実はこれがすごく大事なんです。
特に、会社員の方は、このプロセスを丁寧に行うことで、後からの大幅な修正や全面的なやり直しがほとんどなくなります。
一人で作業している場合は、信頼できる友人や知人に目を通してもらい、客観的な意見を聞きましょう。
それでは、具体的な進め方を詳しく見ていきましょう。
１．資料のゴールを明確にする
最初に、資料の目的をはっきりさせます。
資料作成には必ず目的がありますが、作業に没頭してしまうと、その目的を見失いがちです。
その資料は、
誰に対して、どのような結果を期待しているのか
どのような人たちがそれを見て、どのように感じてほしいのか
を明確にしましょう。
例えば、「新規取引先の開拓のために自社の魅力を理解してもらう」や「サービス購入の前段階で取引先の課題を認識してもらう」などが目的として考えられます。
ゴールが決まったら、それを達成するためのメッセージを考えます。
２．資料で伝えたいメッセージを決定する
次に、どのようなメッセージを伝えたいかを決めます。
ここでのメッセージは、簡潔で分かりやすいものが理想です。
例えば、友達に話すような言葉で、A4の紙に3～4行程度で書き出してみましょう。これが資料の核となるメッセージです。
このメッセージは変にカッコつけずに、シンプルで砕けたものになります。
例えば、私の場合このように書いてます。
【WEBサイト制作提案資料 メッセージ】
「WEBサイト作成の提案をしにきたよ。
WEBサイトを持つことで得られる効果って①みんなに知ってもらえる。②信頼してもらえうるようになる。③名刺代わりになる。の３つね。
うちの強みは、①めちゃくちゃ早く作れる。（１ヶ月くらいで）。②サーバー関連にも強い。③アフターフォローが強みで、作り終わったあともちゃんと相談に乗ったりしている。の３つ。値段は◯◯円でだいたい２週間でヒヤリングして１ヶ月で作ってるよ。今まではA社のページとかB社のページとかいろいろ作ってるよ。」
こんな感じです。
３． メッセージを細分化する
決定したメッセージをさらに細分化します。
通常、資料では1ページにつき1つのメッセージを伝えることを推奨しています。
メッセージを分解して、それぞれを別のページで伝えられるようにしましょう。
上記メッセージの場合、以下に細分化できます。
◆WEBサイト作成の提案をしにきたよ。
◆WEBサイトを持つことで得られる効果って
◆①みんなに知ってもらえる。
◆②信頼してもらえうるようになる。
◆③名刺代わりになる。の３つね。
◆うちの強みは、
◆①めちゃくちゃ早く作れる。（１ヶ月くらいで）。
◆②サーバー関連にも強い。
◆③アフターフォローが強みで、作り終わったあともちゃんと相談に乗ったりしている。の３つ。
◆値段は◯◯円で
◆だいたい２週間でヒヤリングして１ヶ月で作ってるよ。
◆今まではA社のページとか
◆B社のページとかいろいろ作ってるよ
こんな感じに分けられますよね。
ではこのメッセージを下にページ構成を作ってみましょう
４．ページ構成を決める
ここまでまとまってきたらページ構成はこうなります。
・表紙
・はじめに
・本提案概要【WEBサイト作成について】
・WEBサイトのバリュー
① 企業の認知度向上
② 信頼性の獲得
③ 名刺としての活用
・弊社の強み
① スピーディーな納期
② サーバー関連の知見
③ 充実したアフターフォロー
・お見積り
・スケジュール
・実績紹介（A社）
・実績紹介（B社）
これらのタイトルをもとに、資料の全体像を想像しやすくなります。
５．フィードバックをもらう
まだ資料を作り始めてはいけません。
まずは、会社員の方は上司や先輩に、以下の点について確認を取りましょう。
・提案するメッセージと、資料を見る相手に期待する反応が一致しているか。
・この目的に対して、ページ構成が適切か。
こうすることで、資料作成の方向性を正しく保ちながら、スムーズに進めることができます。
６．各ページの概要を作成する
上司や関係者からの承認を得たら、次に各ページの概要を作成します。
まだパワーポイントや他の資料作成ツールを使う段階ではありません。
必要なのは、A4サイズの紙と鉛筆です。
A4の紙に、4コマ漫画のような枠を2つ描き、それぞれの枠にページのタイトルを記入します。
枠の中にページの主要な内容やポイントをざっくりと書き込んでいきます。
このステップでは、アイデアを形にすることが目的なので、完璧さを求めずに大まかなイメージを捉えることが大切です。
こんな感じです。（字が汚いのはすみません）
で、中身をごちゃごちゃ書いていきます。
こうですね。
７．再びフィードバックをもらう
各ページの概要ができたら、再度フィードバックを求めます。一人で作業している場合は、信頼できる友人や知人に内容を見てもらい、客観的な意見を聞きましょう。フィードバックを受け入れ、必要に応じて修正を加えていきます。この段階で資料は約80％完成しています。
８．デザインを作成する
フィードバックを反映させたら、いよいよパワーポイントの出番です。
資料のデザインを作成をしていきます。
このステップで、資料のビジュアル面が形になっていきます。
９．最終的なフィードバックをもらう
デザインがほぼ完成したら、最終的なフィードバックをもらいます。
この段階でのフィードバックは、細かい修正や調整を行うために役立ちます。
１０．微調整する
最後に、フィードバックに基づいて微調整を行います。
誤字脱字の修正、表現の調整、フォントの統一など、細かい点を見直して完成度を高めます。
これで、質の高い資料が完成しました。
以上が資料作成の進め方です。パワーポイントでの作成を最初から始めたり、ページ構成を作りながら考えたりすると、作業のやり直しが多くなり、余計な時間がかかってしまいます。全体の構想を最初にイメージしながら、詳細を詰めていくことで、効率的に素早く資料作成を進めることができます。ぜひこの方法を参考にしてください。
