入力データを最大限に活かす

書類作成のための入力をデータベース化して活用できる一例

ITのインフラが整った企業であれば、申請書類を手書きして担当者へ提出するような流れは無いのでしょうが、そうでなければ出張や休暇の申請書類を手書きで提出していると思います。私の職場もそうです。

手書きでもWordやExcelで清書印刷しても同じことですが、紙の情報しか残りませんから実施したら書類は保管ファイルへ移動されるだけです。

何かしらの台帳に転記されて管理はされるでしょうが、それが利用されることはありません。

一方で情報をデータベースに入力した場合を考えてみます。

情報を入力するのは申請者です。

出張申請書を例に考えてみます。

所属部署、氏名、出張先、出発日時、帰着日時などの情報を入力して出張申請書を作成します。

どの部署でも同じように出張申請書を入力して印刷できる環境を整えます。

同じ仕組みで休暇届もデータベースに入力して印刷できるようにします。

出張申請書と休暇届の情報を併せてカレンダー式に表示させることで、不在予定者の一覧が完成します。予定表に名前が無ければ、申請書類が出ていないということなので本人の責任です。

行き先が入力されているので、出張費の清算も簡単です。

また、休暇管理は勤続年数と関係して管理が複雑になりがちですが、入力された情報を利用すれば容易に管理できます。

部署ごとの有給休暇取得率もすぐに計算できます。

職員は手書きの手間が省力化できて、簡単に申請書類を作成できる。

管理者は入力されたデータを基に予定や実施を管理することが容易になる。

すべての予定は入力されているので、出張報告書が提出されなければ実施されていないデータが残るので未報告がチェックできます。

管理者が実施を管理すればモレとダブリのない正確な実績データが作成できる訳です。

このようにAccessで業務フローを作ることで、組織全体でみると大きな効率化になることが分かります。

（表示しているデータはサンプルです）

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私は事務系の医療従事者で、趣味を活かして色々なシステム作りに関わっています。

医療従事者向けの「医療従事者のためのAccess」というブログを書いているので、興味のある方は覗いてみてください。

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