Accessとの運命的な出会い

以前経理を担当していた時の話です。

医療機関では医薬品や医療機器をはじめ清掃や設備、事務用品に至るまで非常に多くの取引先があります。

月末締の請求書が届いたら翌月に支払いをするのですが、取引先によって２か月後支払いとか３か月後支払いなどと個別に支払いサイトを設けていました。

当時の上司は、数千万円の医薬品の支払いを先延ばすことで金利負担だけでも大分得しているんだと豪語していましたが、請求月と支払月が取引先ごとに異なるため管理が大変でした。

同じ月の請求書を２か月続けて振り込んだりして、期末の残高確認が合わず決算前に慌てたこともありました。

これを前任者から引き継いだExcelで処理していたのですが、シートには５０社近い取引先が縦に並べてあり、延々と右に向かって請求月と金額が足されていくという代物で、金額を間違えたり、振込先を間違えたり、毎月のように後処理に追われていました。

今思えば多額の現金を扱うにも関わらず、何ともいい加減な仕事をしていたのかとは思いますが当時はそれが精一杯で、一般企業であれば到底許されなかったでしょう。

他にも多くの業務を担当しており、限られた時間の中で仕事の精度を上げる必要に迫られ追い詰められていました。もっと効率的に処理が出来ないか日々考えていました。

当時のPCにはOffice２００３がインストールされており、その中にAccess２００３が入っていました。データベースソフトがどのような働きをするのかは分からず、どう使用するのかも全く知らない状態でしたが、なんとか現状を打破出来る術は無いかと試行錯誤し、何となく雰囲気を掴むことが出来ました。

そして取引先毎にメインフォームを作成し請求書をサブフォームに登録するところまで漕ぎつけました。

幸いなことに、デスクワークの隙間時間に操作する時間がとれ、分からないことはネットで調べることが出来たので早い段階でおおよそのAccessの仕組みを理解することができました。

勿論、紙の請求書との突合は必要ですが人的ミスは殆ど無くなりました。

同じころにインターネットを使用した送金を可能となり、更に効率化が進んだことをよく覚えています。

自分の業務が劇的に効率化し、ミスが無くなったことは大きな自信になりました。

あの時、業者への支払いを担当して切羽詰まった環境がなければAccessに触れる機会は無かったのかもしれません。

そう考えれば運命的な出会いであったと思えます。

まだ超初心者レベルではありながら、Accessに魅了され少しずつExcelから処理をシフトしていきました。

「必要は発明の母」という分かり易い諺がありますが、本当にその通りで必要に迫られれば、とにかく面と向かって取り組む他ありません。

データを入力しやすいようにフォームを作成して、クエリで抽出して、結果をレポートで印刷する。

Ａｃｃｅｓｓは簡単に使用できますが、そこにはきちんとワークフローが存在する必要があります。皆さんはご自分のワークフローを理解している訳ですから、Ａｃｃｅｓｓでシステム化することは難しいことではありません。

従業員の一覧表でも構いませんが、Ｅｘｃｅｌで作成してあるものをＡｃｃｅｓｓに取り込んでみてください。

まずはそれだけでも良いですが、そこに個人の年休取得の情報をリンクさせれば年休管理ができるようになります。

「データとデータが繋がる」このことが理解できれば、きっとデータベース処理の有能さ、面白さに気が付くことができると思います。

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私は事務系の医療従事者で、趣味を活かして色々なシステム作りに関わっています。

医療従事者向けの「医療従事者のためのAccess」というブログを書いているので、興味のある方は覗いてみてください。

自分でAccessのシステムを作ってみたいという方、完成まで責任をもってお手伝いしますので遠慮なくご連絡ください。

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