セミナーの申込者と出席者を照合したい。名簿の突き合わせ、頼めます

セミナーが終わり、参加者へお礼のメールを送ろうとした時。

手元にあるのは、申込フォームから出した名簿と、当日の出席記録。

どちらにも名前は入っているけれど、並び順が違う。

一人ずつ検索して、出席した人に印を付けていく。

「同じ名前が二つあるけど、二重申込かな？」

「この出席者は、申込名簿のどこにいるんだろう？」

メールを送る前の確認で、手が止まっていませんか？

「なんか面倒になってきた…」

【名前が同じでも、すぐには決められない】

二つの名簿を照合する時、氏名だけでは判断しにくい場合があります。

姓と名の間にスペースがある人、ない人。

会社名を付けて申し込んでいる人。

同姓同名の人がいる可能性も。

申込番号など、両方の記録に共通する情報があれば、照合の手がかりになります。

まずは、どの項目で一致を確認できるか。

そこを確かめてから作業を進めます。

【「一致しない」と「欠席」は別です】

ここで気を付けたいのが、出席記録に名前が見つからなかった時の扱い。

表記が違うだけかもしれません。

当日の記録に漏れがある可能性もあります。

そのため、すぐに「欠席」と決めるのではなく、

・決めた条件で一致を確認できた人  

・申込名簿にいるが、出席記録と一致しなかった人  

・出席記録にいるが、申込名簿で見つからなかった人  

・同名や重複などで、確認が必要な人  

というように分ける方法があります。

確認が必要な人だけを見直せれば、名簿全体を何度も読み返す手間を減らせます。

【元の記録を残し、確認結果を追加】

納品する一覧は、たとえば次のような形です。

・申込番号  

・氏名  

・照合結果  

・確認が必要な理由  

・元の記録をたどるための行番号など  

元の名前を勝手に書き換えず、照合結果を別の列に追加する。

同じ人と思われる記録が複数あっても、基準を確認するまでは削除しない。

後から見た時に、

「なぜ、この人が確認対象になっているのか」

が分かるように整理します。

【開催後の、名簿整理だけでもご相談ください】

たとえば、こんなご相談で大丈夫です。

「セミナーの申込名簿が約150件、出席記録が約100件あります。両方に申込番号があるので、照合して、確認が必要な人を分けてもらえますか？」

件数の目安と、両方のファイルに入っている項目。

整理後の使い道、希望納期。

分かる範囲でお知らせいただければ、対応方法を相談できます。

共通の番号がない場合も、まずは項目名だけ教えてください。照合できる範囲を確認します。

私は、Excelなどのデータ整理や、リストの照合・一覧化をご相談いただけます。

イベント後に残った、二つの名簿を見比べる作業。

そこだけ手を借りたい時にも、お声がけください。

ご購入前に、対応範囲・料金・納期をご案内します。

なお、この記事でご案内しているのは名簿の整理までで、参加者へのメール送信は含みません。

※名簿には個人情報が含まれるため、送付前に取り扱いをご相談ください。照合に不要な住所・電話番号などは除いた形での共有をお願いします。

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