消耗品の補充候補が出たら確認する「基準日・記録・注文済み」

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消耗品の補充候補が表示されたら、発注前に「いつまでの記録か」「入力に不備はないか」「すでに注文していないか」を確認します。ここでは、販売中の在庫・補充管理表に収録した架空例で、候補数の読み方を紹介します。

1．基準日で集計の範囲をそろえる

例の開始日は2026年10月1日、基準日は10月12日です。コピー用紙（S001）は、開始日直前の在庫が8冊。10月1日に5冊使ったため、計算在庫は「8−5＝3冊」になります。補充ラインも3冊なので補充対象となり、補充後目安の10冊までの不足分「7冊」が候補に表示されます。

商品に収録した架空例：コピー用紙の開始在庫8冊、10月1日の出庫5冊、基準日10月12日。

次に、10月13日に実際に7冊を受け入れ、その事実を記録した場面を考えます。基準日を10月12日にして過去の在庫を見る間は、この入庫は「期間外」です。基準日を手動で10月13日に変えると、計算在庫は「8＋7−5＝10冊」、補充候補は0冊になります。

10月13日に実際に受け入れた記録でも、基準日10月12日では期間外です。未入荷注文は記録しません。

これは基準日を10月12日から13日へ変えた場合の架空例です。画像の10月13日の行は集計範囲の違いを示すもので、未入荷の注文を先に記入する使い方ではありません。集計は開始日・基準日の両日を含みます。開始日を変える場合は、開始在庫もその直前の実数に合わせて見直してください。

候補が空欄でも、補充不要とは限りません。該当品目に入力・記録の警告がある場合や、在庫がマイナスの場合は候補数を表示しません。一方、上の例の0冊は、確認した設定と記録では補充ラインを上回っている状態です。

不備のあるログは集計から除外されるため、警告が残る間の計算在庫は暫定値として扱います。各行の判定と上部の「要確認ログ」を確認し、現物の数量とも照合してください。IDが未入力・不明のログは品目を特定できず、すべての候補が一律に空欄になるわけではありません。

入庫数・出庫数は両方入力し、動きがない側は0にします。数量は0以上の整数で、同じ品目は同じ単位に統一します。期間外の日付でも、入力に不備があれば確認が必要です。

補充候補は自動発注ではありません。入荷予定や発注残は管理しないため、すでに注文した数量が候補から自動で引かれることもありません。発注前に、現物の数量と注文済み数量を別途確認します。

注文した時点では入庫ログへ入れず、実際に受け入れた日と数量を記録してください。先に入庫扱いにすると、まだ手元にない分まで計算在庫へ含める原因になります。候補は確認の出発点として使い、注文内容は自分で判断します。

紹介した商品は、在庫一覧50品目・入出庫ログ500件・架空例・使い方を収録したXLSXファイル1点です。価格は1,000円。購入手数料は別途必要ですので、合計金額は購入時の最終画面でご確認ください。

計算と表示は生成・計算環境で確認しています。実アプリでの動作確認の範囲は商品ページに記載しています。利用環境により表示や入力チェックが異なる場合があるため、利用条件とあわせてご確認ください。

事務用消耗品の在庫・補充管理表

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