制作を依頼するときの「未確認の仕様・変更相談・納品確認」の書き分け

「資料を5ページ作ってほしい」と伝えた後で、原稿がまだそろわなかったり、追加ページを頼みたくなったりすることがあります。そんなときは、決まったことと未確認のことを同じ欄に混ぜず、確認する相手と次の対応を残します。

この記事では、別売りの「制作依頼の要件整理と納品確認シート」に収録した架空例を使い、3つの記録の書き分けを紹介します。登場する人物・日付・依頼・素材はすべて架空です。

下の画像は、PDF8ページ目の架空記入例を掲載しています。テンプレート本体は別売りです。

1．未確認の仕様は「確認待ち」として残す

依頼B-02は、社内説明に使う5ページのPDF資料です。支給素材S2の紹介文は、10月23日に提供する予定ですが、最新版がまだ決まっていません。

3ページ「仕様と支給素材」には、素材の名称・版、提供予定、確認先を記入します。版が不明なら、空欄のまま確定したように扱わず「未確認」と残します。

4ページ「完成条件と確認方法」では、「PDF5ページで開ける」は合意済み、「紹介文がS2の最新版と一致する」は確認待ち。依頼者Cが素材の版を確認し、制作者Dと確認方法をそろえる予定を書きます。機密・個人情報・パスワードは素材欄に書かず、共有方法を別途確認します。

2．変更の相談は、元の依頼と分けて書く

途中で「8ページに増やし、編集用データも受け取りたい」と思っても、伝えた時点で変更が決まったわけではありません。

5ページ「変更相談の記録」に、変更CH-01として元の5ページから増やしたい内容を記入します。追加3ページ、編集用データの形式、日程・費用への影響を分け、まだ分からない項目には確認先と次の確認日を添えます。

架空例では日程・費用が未確認なので、状態は「保留」。追加分には着手せず、相談後に合意した範囲と記録の版を更新します。未提供の素材を使う箇所の保留も、追加変更の相談とは別に残します。

3．納品物は「受領」と「内容確認」を分ける

10月22日に届いた「構成案_B02_v2.pdf」は、5ページで開ける構成案です。完成版ではありません。

6ページ「納品物の確認」に、受領日、ファイル名・版、形式・数量、開けるかを記録します。そのうえで、完成条件ごとの結果を記入します。この例では形式は確認済みでも、紹介文の照合は未確認。素材の版確定と反映・照合、変更相談の結果を、残る対応として書きます。

受け取れたことだけで全体を確認済みにせず、誰が何を次に確かめるかを残します。支払いの条件・処理も、この確認記録とは別に確認します。

紹介した商品は、A4縦PDF8ページ（使い方1、記入用5、架空例2）、500円の別売りです。印刷して手書きする形式で、文字入力フォームや自動判定はありません。実機印刷・PDFアプリの注釈操作は未検証です。契約書や法的な検収書ではなく、権利判断・見積計算・制作代行は含みません。商品とこの記事の制作補助に生成AIを使用しています。

商品はこちら：

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