専門用語が多い記事を初心者に伝えるには？説明の順番を直す作例

自社の資料をもとに記事を書いたら、専門用語ばかりになってしまった。そんなときは、単語を一つずつ簡単な言葉に替える前に、「読者が知りたい作業や場面」から説明を始めてみてください。

例えば「ワークフローを標準化します」よりも、「請求書を誰に回し、どこまで確認されたかを分かるようにします」と伝える方が、検討中の担当者は自分の業務と結び付けやすくなります。ただし、具体化した内容が実際の機能と一致していることが前提です。

この記事では、架空の請求書管理サービスを使い、専門知識のない読者に向けた説明の組み立て方を示します。顧客案件や、成果を測定した事例ではありません。

1．「初心者向け」の一言を、読者の状況まで具体化する

同じ会社の記事でも、読む人によって説明すべきことは変わります。

・初めて導入を検討する総務担当者：日々の作業がどう変わるかを知りたい

・他社製品と比べる経理担当者：承認の順番や設定できる条件を比べたい

・導入を支援する担当者：連携方法や設定上の制約を確認したい

この3人に、同じ言葉を同じ長さで説明する必要はありません。記事を書く前に、「誰が、何を判断するために読むか」を一文にしておきます。

今回の作例では、「承認の仕組みを初めて検討する総務担当者が、自社の請求書確認に使えそうかを考える記事」と決めます。細かな設定手順まで説明する記事とは分けます。

2．架空の作例：用語の定義より、作業を先に見せる

以下は、説明の順番を比べるために作った架空の文章です。記載した機能を実際に提供しているという意味ではありません。

【用語が先に来る説明】

「承認ワークフローの可視化により、申請プロセスを標準化します。」

業務でこれらの用語を使っていれば、短く理解できる文です。一方、初めて読む人には、画面で何を確認できるのかが見えにくいかもしれません。

【作業と用語をつなげた説明】

「請求書を提出した後、『部門の責任者の確認待ちなのか、経理担当者の確認待ちなのか』を画面で確認できます。

誰が、どの順番で内容を確認するかを決めた業務の流れを、ここでは『承認ワークフロー』と呼びます。部署ごとの確認順を設定しておけば、申請する人が毎回送り先を探す手間を減らせます。

この例では、事前に登録した担当者と承認の順番が対象です。登録内容の更新や、内容に応じた判断は担当者が行います。」

順番は「困る場面→画面で分かること→用語の意味→使う条件」です。単語を消すだけでなく、読者が思い浮かべられる作業と結び付けています。

実際の記事では、画面で確認できる内容、担当者の登録方法、例外時の扱いなどを、仕様資料と照らし合わせてください。作例の機能をそのまま自社の説明に貼り付けないことが大切です。

3．用語は「残す・説明する・言い換える」を選ぶ

専門用語を全部なくすと、比較に必要な情報まで失うことがあります。次のように判断します。

【残す】

製品名、機能名、資料を探すときの見出しなど、同じ言葉で照合する必要があるもの。正式名称を保ち、必要なら近くに説明を添えます。

【説明して使う】

記事の中で何度も登場し、読み進めるために理解してほしいもの。初めて出てくる場所で、具体的な作業と意味を結び付けます。

【言い換える】

言い換えても意味や条件が変わらず、その用語自体を覚える必要がないもの。例えば、文脈上「承認する人」で足りるなら、社内だけで使う略称を持ち込まない方法があります。

文化審議会の「公用文作成の考え方」でも、専門用語の性質や場面に応じ、言い換え、説明を付けること、用語の普及を図ることが整理されています。これは公用文の手引ですが、読み手に応じて説明を工夫する際の参考になります。米国GSAのDigital.govにも、必要な専門用語は残し、使う場所で意味を説明する考え方が示されています。

ここで紹介した作例の順番は、これらを参考にした編集上の提案です。この書き方だけで検索順位や問い合わせが増えると保証するものではありません。

4．簡単にしても、できることや条件を増やさない

説明を直した後は、元の資料と比べて「意味が広がっていないか」を確認します。

・「登録した担当者へ通知」を「必要な相手へ自動で全部届く」にしていないか

・「承認状況を確認できる」を「確認作業が不要になる」にしていないか

・利用できるプランや、事前設定の条件を省いていないか

分かりやすくするために足した例でも、その場面で本当に使えるかは確認が必要です。資料から分からない機能は、文章を整えるために推測で補わず、提供元への確認事項として残します。

5．ライターに渡せる「専門用語の説明メモ」

自社資料を外注先へ渡すときは、用語集だけでなく、次の情報も添えると説明の方向を合わせやすくなります。

【コピーして使えるメモ】

・この記事を読む人の職種・状況：

・読んだ後に判断してほしいこと：

・読者が困る具体的な作業・場面：

・正式名称のまま残す用語：

・初めて出る場所で説明する用語：

・確認に使える公開資料・仕様書：

・省略してはいけない条件・対象外のこと：

・資料だけでは判断できず、社内へ確認すること：

初稿では、「この説明を読んだ人が、誰が何をする場面かを言えるか」「元の仕様より広く受け取られないか」の2点を確認します。専門担当者が正確さを、想定読者に近い人が分かりやすさを確認できると、役割も整理できます。

6．自社資料から、読者に伝わる記事を作りたい方へ

「説明資料はあるけれど、専門用語が多くて会社ブログに直せない」という方は、構成からの執筆をご相談ください。想定読者と資料を確認し、具体的な利用場面、必要な用語、判断に必要な条件を一つの記事に整理します。

通常の執筆プランは、1テーマ・対策キーワード1つにつき1記事10,000円、本文10,000文字までです。短い記事も同額です。

検索意図と上位記事の調査、タイトル・見出し構成・本文、公開資料に基づく出典確認、メタディスクリプション案、当初の方針に沿った修正1回を含みます。Wordまたはテキストで納品し、必要情報と構成確認がそろってから7日程度を目安に納期を相談します。

画像制作、取材、専門家監修、WordPress入稿、本文10,000文字超は別途相談です。検索順位・流入・売上・AI検索での引用は保証できません。

【見積り相談にコピーして使えるメモ】

専門用語の説明の作例を見ました。自社資料をもとにした記事制作を相談したいです。

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