ChatGPTを入れたのに社内で使われない会社に共通する3つのこと

こんにちは、Yuta Kuwamuraです。法人営業を9年経験したあと、いまは企業向けに生成AIの研修と導入支援をしています。

「全員分のアカウントを用意した。でも、使っているのはいつもの2〜3人だけ」

導入支援の相談で、よく聞く声です。

最初の数週間は、試しに触ってみる人がいます。ただ、ひと月もするとほとんど誰も開かなくなる。そうしたご相談も少なくありません。

社員のやる気やITの得意・不得意の問題に見えます。ですが話を聞いていくと、原因はもっと手前にあることが多いです。使われない会社に共通する3つのことを、順にお伝えします。

① 「何に使うか」が業務単位で決まっていない

こうなっている会社の様子

「自由に使っていいよ」「業務効率化に活用して」とだけ伝えて配っている状態です。

言われた側は、何を頼めばいいのか分かりません。雑談のような質問を試して、「ふーん」で終わります。

「効率化に使う」は方針であって、使い道ではありません。毎日の仕事のどの場面で開くのかが決まっていないと、忙しい日ほど後回しになります。

最初の一手

部署ごとに、AIに任せてみる業務を1つだけ決めてください。

ポイントは「業務の名前」で決めることです。

・営業：商談メモから、お礼メールの下書きを作る

・事務：届いた問い合わせメールへの返信案を作る

・共通：会議のメモを「決まったこと」と「次にやること」に整理する

例えば、お礼メールを毎回ゼロから書いて15分かかっているとします。下書きをAIに作らせて手直しする形にすると、5分ほどに縮められる場合があります。実際に何分になるか、一度測ってみてください。

1つ決まると、「あの作業のときに開く」というきっかけができます。ほかの業務に広げるのは、そのあとで十分です。

部署で決めるのが難しければ、自分の担当業務で1つ決めるだけでも構いません。

② 練習が「プロンプトの書き方」止まりになっている

こうなっている会社の様子

研修や社内勉強会はやった。内容は、プロンプト（AIへの指示文）の書き方のコツ。「役割を与える」「条件を箇条書きにする」といったものです。

その場では皆うなずきます。でも翌日、自分の席に戻ると、何に当てはめればいいのか分からない。

例題が「旅行プランを考えて」「キャッチコピーを作って」のような、自分の仕事と関係のないものだと、特にこうなりがちです。

書き方を覚えても、「自分の業務に置き換える」という一歩が残ったままなのです。

最初の一手

練習の題材を、参加している人自身の仕事に替えてください。

例えば、先週実際に書いた見積の送付メールや、手元にある議事録のメモを持ち寄ります。それをその場でAIに手伝わせてみます。お客様の名前などは伏せ、社内で入力してよいと決めた範囲の資料で行ってください（理由は次の③で書きます）。

うまくいった指示文は、そのままチームで共有します。

「この作業のときは、この文を貼って使う」というひな形が1つあると、指示文を毎回ゼロから考えずに済み、使う人が増えやすくなります。

③ 入力してよい情報のルールがない

こうなっている会社の様子

ルールがないと、社内の反応は2つに分かれます。

1つは、「情報漏えいが怖いから、使わないでおこう」と手を止めてしまう人。もう1つは、気にせず顧客名や金額をそのまま入れてしまう人です。

前者は、使われない原因になります。後者は、会社にとってのリスクになります。

そして後者が見つかると、管理する側は「やっぱり使用禁止」に傾きがちです。どちらに転んでも、使われない状態に戻ってしまいます。

最初の一手

最初は短いルールで構いません。例えば次の3行です。

・顧客名・個人名・電話番号などは入れない（「A社」「Bさん」に置き換える）

・社外秘の資料や、外部に出せない情報はそのまま貼り付けない

・迷ったら、入れる前に担当者に聞く（相談先を1人決めておく）

あわせて、会社で使っているサービスやプランについて、入力内容がAIの学習に使われるか、設定で変えられるかを確認しておくと安心です。

設定や仕様はサービスやプランによって違い、変わることもあります。各サービスの公式の説明で確かめてください。

「ここまでなら使っていい」が分かると、入力してよいか迷って手が止まっていた人も動きやすくなります。

ルールは使わせないためのものではなく、安心して使うためのものです。

まとめ

3つの共通点に対する最初の一手を並べると、次のとおりです。

1. 何に使うかを、業務の名前で1つ決める

2. 自分の仕事を題材に練習し、うまくいった指示文を共有する

3. 入力してよい情報を、短いルールで示す

3つとも、社員のやる気や向き不向きの問題ではなく、会社側の「決め事」の問題です。どれも新しいツールを買い足す話ではなく、明日から手をつけられることです。

全部を一度にやる必要もありません。自社でいちばん引っかかっていそうなものを1つ選んで、そこから始めてみてください。

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