データ入力の外注、何を準備すればいい？

前略

「Excelへの入力を誰かにお願いしたい。でも、依頼するための準備が大変そう」

初めてデータ入力を外注するとき、そんなふうに感じることはありませんか？

作業の説明書を作って、資料を整理して、細かい指示を書いて……と考えると、「それなら自分で入力したほうが早いかな」と、相談する前に諦めてしまうこともあるかもしれません。

まずは、今ある資料と、どんな形にまとめたいかを教えてください。

名古屋市南区の就労継続支援B型事業所「ちゃれんじど」では、Excelへのデータ入力・転記のご相談を受け付けています。

■ 最初に知りたいのは「どこから、どこへ」

例えば、こんなご相談です。

「PDFに載っている商品名と価格を、Excelの表に入力してほしい」

これだけでも、作業の大まかな内容が分かります。

さらに、件数と希望納期を添えていただけると、対応できるか確認しやすくなります。

最初のメッセージから、すべてをきれいに説明しようとしなくても大丈夫です。必要なことは、やり取りの中で確認させていただきます。

■ 入力済みの見本があると伝わりやすいです

もし入力先のExcelがある場合は、「この列に商品名、この列に価格」という形が分かると、ご希望を共有しやすくなります。

例えば、架空の商品で一行だけ記入した見本でも、完成形を伝える助けになります。

商品番号の先頭の「0」を残したい。

価格には「円」を付けず、数字だけを入れたい。

こうした希望があれば、事前にお知らせください。同じ資料からの転記でも、使いやすい表の形は、お客様によって違うと考えています。

■ 件数が同じでも、作業量は変わります

「50件の入力」といっても、商品名だけを入力する場合と、商品名・商品番号・価格・数量を入力する場合では、必要な時間が異なります。

そのため、お見積りでは件数だけでなく、入力項目や元資料の状態も確認します。

料金や納期は、内容を確認したうえでご案内します。ご納得いただいてから作業を進めるため、まずはご購入前にメッセージをお願いいたします。

■ ちゃれんじどがお手伝いできること

商品名や商品番号の入力、数量・金額の転記、簡単な一覧表の作成など、決まった項目への入力作業を中心にご相談いただけます。

利用者さんが作業を担当し、スタッフが入力結果を確認したうえで納品します。

複雑な関数を使う作業や、大量・短納期の案件は対応が難しい場合があります。また、個人情報や機密性の高いデータを含むご依頼は、原則としてお受けしておりません。最初のご相談では、そうした情報を含まない形で作業内容をお知らせください。

■ まずは、この一文からどうぞ

「○○の資料から、○○をExcelに入力してほしいです。件数は約○件、希望納期は○月○日です。対応できますか？」

この形に当てはめていただければ、ご相談のきっかけになります。

手元にある入力作業を、どう頼めばよいか迷っている方も、お気軽にお問い合わせください。

お客様の「お願いしたい」を、具体的な作業にするところからお手伝いできれば嬉しいです。

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Excelへのデータ入力・転記を丁寧に代行します

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