Redmineというソフトをご存知でしょうか?
無料ソフトで、安いVPSサーバーにインストールできます。
印刷業にもってこいのソフトです。
各仕事の工程を管理するのに最適です。その工程に携わっている人間は全員が情報を共有できます。
入稿ー企画デザインー校正ー製版ー印刷ー加工(製本)など各部署でどの仕事がどこまで進んでいるかなど一目瞭然です
このサービスはグループウエアをインストールしてお渡しするサービスです。
もちろん、印刷業以外でもOK仕様の用途は限られていません。
管理が劇的に改善しますよ!(もちろんスマホから使えます)
使い方はRedmineのサイトを見ればわかります。