現場報告の転記をなくす仕組みを設計します

現場から届く報告を、事務所で打ち直していませんか。 紙の日報、LINEで届く写真とメッセージ、点検表の手書き。 これを事務の方が1件ずつ開いてExcelに入れ直している——この構造をなくす手順を設計します。 【こんな方に向いています】 ・スタッフからLINEやメールで届く報告を、事務が手で入力し直している ・Excelやスプレッドシートを毎月同じ手順で開いて、同じ集計をしている ・複数のファイルを突き合わせて、決まった書式の書類を毎月つくっている ・「自動化したい」とは思っているが、何から手をつけるか分からない 【やること】 1. いまの作業の流れをうかがいます（何を、誰が、どこへ、1日何分） 2. 打ち直しが発生している箇所を洗い出して、図にします 3. どこを、どういう順番で、どの道具で自動化するかを設計書にまとめます 4. すぐ手が入れられる箇所については、実際に動くものを1つお渡しします 【納品するもの】 ・いまの作業の流れ図（1枚） ・打ち直しが起きている箇所の一覧と、直す優先順位 ・自動化の設計書（何を使って、どういう順で作るか） ・すぐ直せる箇所の現物1つ（スプレッドシートの関数、集計用のファイルなど） 【当方の経験】 ポスティング事業を自社で運営しています。 配布スタッフからLINEで届く「◯◯マンション 120枚」といったメッセージと写真を、 以前は事務がひとつずつ開いて手で入力していました。 これを、自動で読み取ってそのまま台帳の行に登録する仕組みに変えました。 写真に写っている文字、メッセージの本文、投稿の順番の3つを突き合わせるので、 書き間違いにも気づけます。 同じ考え方で、毎月の集計と書類づくりも自動化しました。 複数のファイルを突き合わせて決まった書式の書類にまとめる作業に、 以前は丸1日かかっていました。いまは元データを渡すと数分でできあがります。 訪問介護、建設、設備保守、清掃。 現場からスマホで届く報告を事務が打ち直す構造は、業種が変わっても同じです。 【できないこと】 ・即日の納品はできません。作業の流れをうかがってから設計するためです。 ・会計ソフト・給与ソフトなど、外部サービスの内部を書き換えることはできません。 ・自動化の結果を最終的にどう扱うかの判断（勘定科目など）は、顧問税理士など専門家にご確認ください。 ・すべてを一度に自動化することはお約束できません。効果の大きい箇所から順に手を入れます。 【進め方】 ご購入後、メッセージでいまの作業の流れをうかがうところから始めます。 いきなり作り始めることはしません。 うかがった結果「ここは手を入れないほうがよい」と判断した場合は、そのとおりお伝えします。