届いたメールを毎日表に書き写しているとき、自動にする前に見る3つのこと

注文や問い合わせのメールが届くたびに、件名や日時をスプレッドシート（表）に1件ずつ書き写している。そんな作業は、Googleの仕組み（GAS）で自動にできることがあります。ただ、いきなり作り始める前に、次の3つを見ておくと、話を進めやすくなります。

1. 書き写すメールに、決まった目印があるか

「件名に『ご注文』と入っている」「いつも同じ相手から届く」など、ほかのメールと見分けられる目印があるかを見てください。目印がないと、関係のないメールまで表に入ってしまいます。

2. 表のどの列に、何を入れるか

「A列に届いた日時、B列に件名、C列に送ってきた相手」のように、入れる場所を紙に書き出してみてください。見出しの行が決まっていると、仕組みを作りやすくなります。

3. 名前や電話番号を、表に残してよいか

メールには、お客様の名前や連絡先が入っていることがあります。表に残すなら、だれが見られる表なのか、いつ消すのかを、先に社内で決めておくと安心です。

この3つが決まっていれば、自分で調べて作るときも、人に頼むときも、話がまとまりやすくなります。作り始める前に、大事な表の写し（コピー）を取っておくことも忘れないでください。

関係する出品：スプレッドシートやGmailの作業を自動にします

くわしくは出品ページをご覧ください。