小さな会社のホームページにも、プライバシーポリシーは必要？｜お問い合わせフォームがあるなら確かめたいこと

「うちは小さな会社だから、プライバシーポリシーはいらないのでは？」

ホームページのご相談で、ときどき聞かれる質問です。

お問い合わせフォームで、お名前やメールアドレスを受け取っているなら、会社の大きさにかかわらず、

受け取った情報をどう扱うかをお知らせしておくのが基本です。

この記事では、載せておきたい内容と、ありがちな見落としをまとめました。

細かい判断が必要な場合は、専門の方に相談してください。

■なぜ必要なのか

お問い合わせフォームでは、お客様の名前・メールアドレス・電話番号などを受け取ります。

個人の情報を受け取るときは、何のために使うのかを、お客様に分かるようにしておく必要があります。

プライバシーポリシーは、そのお知らせをまとめて載せるページです。

また、Googleアナリティクスなどのアクセス解析を使っている場合、その利用規約でも、使っていることをお知らせするよう求められています。

■載せておきたい内容

・会社名（またはお店の名前）と、問い合わせの窓口

・受け取る情報の種類（名前、メールアドレス、電話番号など）

・何のために使うか（お問い合わせへの返事、資料の送付など）

・本人の同意なく、ほかに渡さないこと（法律で認められた場合などを除く）

・本人から、情報の確認や削除を求められたときの窓口

・アクセス解析やCookieを使っていること

・内容を変えることがある旨と、いつ変えたか

■ありがちな見落とし

1. ひな形をそのまま使っている

ほかの会社のものやひな形をそのまま使うと、実際には使っていないサービスの名前が残っていたり、会社名が違ったりします。

2. 使い道が増えたのに、書き足していない

メールマガジンを始めた、ネットショップを始めた、などで使い道が増えたら、書き足します。

3. フォームの近くにリンクがない

お問い合わせフォームの送信ボタンの近くに、プライバシーポリシーへのリンクを置いておくと、お客様が安心して送れます。

4. 古い会社名や住所のまま

移転や社名の変更のあとに、直し忘れていることがあります。

■自分で確かめるチェックリスト

・プライバシーポリシーのページがあるかを確かめた

・フォームで受け取っている情報を書き出した

・使い道が、今の実際と合っているかを見た

・アクセス解析を使っていることを書いている

・フォームの近くに、ページへのリンクを置いた

・会社名・住所・窓口が最新になっている

■よくある質問

Q. お問い合わせフォームがなければ、いりませんか？

A. フォームがなくても、アクセス解析を使っているなら、そのことをお知らせするページがあると安心です。

Q. ひな形を使ってもいいですか？

A. 下書きとして使うのはよいですが、自社の実際に合わせて書き直しましょう。使っていないサービスの名前は消します。

Q. どこに載せればいいですか？

A. 全ページの一番下（フッター）にリンクを置き、お問い合わせフォームの近くにもリンクを置くのが一般的です。

Q. Cookieの同意のお知らせも必要ですか？

A. 使っているサービスやお客様の地域によって考え方が変わります。気になる場合は、専門の方に相談してください。

Q. 一度作れば、ずっとそのままでいいですか？

A. 使い道やサービスが変わったら書き足します。年に1回、内容を見直すと安心です。

■ホームページの見直しを相談したい方へ

ご自分で整えられる方は、この内容で十分です。

「何を書けばよいか、自社に当てはめて相談したい」という方には、ホームページの状態をうかがってアドバイスしています。

（法律の判断が必要な内容は、専門の方への相談をおすすめしています）

IT・WEBのお悩み事をお聞きしアドバイスします

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ページの追加や、フォームの近くにリンクを置く作業は、こちらでお受けしています。

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