ChatGPTに入れてよい情報、入れてはいけない情報｜小さな会社が今日決めておきたい7つのルール

ChatGPTなどの生成AIを、仕事で使う会社が増えてきました。

メールの下書きや文章の見直しが早くなり、とても便利です。

一方で、気をつけたいのが情報の漏れです。

生成AIでの情報漏れは、ハッキングのような攻撃より、「入れてはいけないものを入れてしまう」ことから起きるのがほとんどです。

■入力した内容は、どこへ行くのか

入力した内容は、AIの会社のサーバーに送られます。

使っているサービスや設定によっては、AIを改良するための学習に使われることもあります。

まずは、自社で使っているAIの契約の種類と、学習に使われるかどうかの設定を確かめましょう。

また、社員が個人のアカウントで仕事に使っていると、会社からは何が入力されているのか見えなくなります。

これがいちばん気をつけたい点です。

■入れてはいけない情報

・お客様の名前、住所、電話番号などの個人情報

・顧客の一覧や名簿、アンケートの元のデータ

・取引先との契約書や見積書そのもの

・まだ公表していない価格、原価、利益

・応募書類、人事の評価、給与の情報

・社内システムのIDやパスワード、サーバーの設定

・秘密を守る約束をして受け取った資料

■ひと手間かければ入れてよい情報

名前や会社名を「A社」「Bさん」に置き換える、金額や日付をぼかす、といった加工をすれば、相談の材料として使えることがあります。

■気にせず入れてよい情報

・すでにホームページやパンフレットで公開している内容

・一般的な業界の知識

・自分で書いた文章の見直しや、誤字の確認

・アイデア出しや、企画のたたき台

・宛名や固有名詞を入れる前の、メールの下書き

■今日決めておきたい7つのルール

1. 仕事で使ってよいAIのサービスを決める

2. 会社の契約で使い、個人のアカウントでは使わない

3. 入れてはいけない情報の一覧を配る

4. 学習に使われない設定にしておく

5. AIが書いた内容は、人が確かめてから使う

6. 困ったときに相談する人を決める

7. 年に1回、ルールを見直す

■「禁止」で終わらせない

全面的に禁止すると、かえって見えないところで個人のアカウントで使われがちです。

小さな会社ほど、AIで助かる仕事は多いはずです。

ルールを決めたうえで、安心して使える形にしておくのがおすすめです。

■自社に合うルールを相談したい方へ

「どのサービスを使えばいいのか」

「うちの業務では、どこまで入れていいのか」

そんなときは、状況をうかがって、使い方とルールの決め方をアドバイスします。

IT・WEBのお悩み事をお聞きしアドバイスします

https://coconala.com/services/1105945