ChatGPTに入れてよい情報、いけない情報｜小さな会社が今日決めたい7つのルール

ChatGPTなどの生成AIを、仕事で使う会社が増えてきました。

メールの下書きや文章の見直しが早くなり、とても便利です。

一方で、気をつけたいのが情報の漏れです。

生成AIでの情報漏れは、ハッキングのような攻撃より、「入れてはいけないものを入れてしまう」ことから起きるのがほとんどです。

■この記事の要点

・入力した内容は、AIの会社のサーバーに送られる。

・情報を「入れてはいけない」「加工すれば入れてよい」「入れてよい」の3つに分けておく。

・個人のアカウントでの仕事利用が、いちばん見えにくい。

・禁止で終わらせず、使い方のルールを決める。

■入力した内容は、どこへ行くのか

入力した内容は、AIの会社のサーバーに送られます。

使っているサービスや設定によっては、AIを改良するための学習に使われることもあります。

まずは、自社で使っているAIの契約の種類と、学習に使われるかどうかの設定を確かめましょう。

会話を消しても、すぐには消えず、一定の期間は保管される場合があります。

また、社員が個人のアカウントで仕事に使っていると、会社からは何が入力されているのか見えなくなります。

これがいちばん気をつけたい点です。

■入れてはいけない情報

・お客様の名前、住所、電話番号などの個人情報。

・顧客の一覧や名簿、アンケートの元のデータ。

・取引先との契約書や見積書そのもの。

・まだ公表していない価格、原価、利益。

・応募書類、人事の評価、給与の情報。

・社内システムのIDやパスワード、サーバーの設定。

・秘密を守る約束をして受け取った資料。

・自社で作ったプログラムや、出願前の技術の情報。

・ほかの会社が作った資料や文章で、使ってよいと許可を得ていないもの。

■ひと手間かければ入れてよい情報

名前や会社名を「A社」「Bさん」に置き換える、金額や日付をぼかす、といった加工をすれば、相談の材料として使えることがあります。

たとえば「〇〇工業の山田様から、納期を早めてほしいと言われた」なら、「取引先から納期を早めてほしいと言われた」と書けば足ります。

■気にせず入れてよい情報

・すでにホームページやパンフレットで公開している内容。

・一般的な業界の知識。

・自分で書いた文章の見直しや、誤字の確認。

・アイデア出しや、企画のたたき台。

・宛名や固有名詞を入れる前の、メールの下書き。

■アカウントの守り方も、あわせて決める

・1つのアカウントを、何人かで使い回さない。

・ログインには、パスワードに加えて確認の手順を入れる設定にしておく。

・席を離れるときは、画面をロックする。

・辞めた人のアカウントは、すぐに使えないようにする。

■AIの答えは、うのみにしない

AIは、もっともらしい間違いを答えることがあります。

数字や日付、法律や税金の話は、元の情報で確かめてから使いましょう。

お客様に出す文章は、最後に人が読んでから送るようにします。

■今日決めておきたい7つのルール

1. 仕事で使ってよいAIのサービスを決める。

2. 会社の契約で使い、個人のアカウントでは使わない。

3. 入れてはいけない情報の一覧を配る。

4. 学習に使われない設定にしておく。

5. AIが書いた内容は、人が確かめてから使う。

6. 困ったときに相談する人を決める。

7. 年に1回、ルールを見直す。

■うっかり入れてしまったときは

まず、決めておいた相談役に、何をいつ入れたかを伝えます。

その会話を消し、学習に使われない設定になっていたかを確かめます。

お客様の情報だった場合は、どこまで伝える必要があるかを、社内で話し合います。

責めるより、すぐに言える空気をつくっておくことが大切です。

■よくあるご相談の例

社員が便利だからと、それぞれ自分のアカウントで使い始めていた、というケースがよくあります。

あとになって、何が入力されたのか誰にも分からない、という状態です。

使ってよいサービスを1つに決めて、入れてはいけない情報の一覧を配るだけでも、落ち着いて使えるようになることが多いです。

■自分で確かめるチェックリスト

・社内で使っているAIのサービスを、すべて把握している。

・学習に使われるかどうかの設定を確かめた。

・入れてはいけない情報の一覧がある。

・アカウントを共有していない。

・うっかり入れたときの連絡先が決まっている。

■よくある質問

Q. 学習に使われない設定にすれば、何を入れても大丈夫ですか？

A. いいえ。サーバーに送られることは変わりません。個人情報や秘密の資料は、設定にかかわらず入れないルールにしておきます。

Q. 無料版を仕事で使ってもいいですか？

A. 使うなら、学習に使われない設定を確かめ、入れてよい情報だけに限ります。社員が多く使うなら、会社の契約にまとめるほうが管理しやすくなります。

Q. ルールは紙1枚で足りますか？

A. 小さな会社なら、まずは1枚で十分です。使いながら、迷った例を書き足していきます。

■「禁止」で終わらせない

全面的に禁止すると、かえって見えないところで個人のアカウントで使われがちです。

小さな会社ほど、AIで助かる仕事は多いはずです。

ルールを決めたうえで、安心して使える形にしておくのがおすすめです。